Доклад на БКОНК от 24.02.2023 г.

Д О К Л А Д

от председателя на БКОНК[1]

Относно: Дигиталните системи за управление

на конкурентоспособността на продукта

            Дигиталните системи се появиха в лексикона на управлението и организацията в отговор на назряла потребност в практическата дейност, създадена от трансформации, задвижвани от Четвъртата индустриална революция. Промените, породени от тази революция са исторически по отношение на своя размах, скорост и обхват. Те коренно променят икономическия, социалния, културния и човешки контекст, в който живеем. Другият аспект, който не бива да забравяме е, че технологиите, които са в основата на тази индустриална революция упражняват огромно въздействие върху начина, по който се води, организира и финансира бизнеса. Това до голяма степен обяснява значението на дигиталните системи, които не само осигуряват стойност като създават достижения или резултати за организациите, внедрили тези системи, но и повишават удовлетвореността на клиентите и разширяват техния пазарен дял.

            Ако си послужим с метода на функционалния анализ бихме могли да определим дигиталната система като съвкупност от взаимосвързани и взаимодействащи си елементи, основани на компютърния хардуер, софтуер и мрежи. Но тъй като става въпрос за системи за управление можем да я дефинираме и като система, позволяваща създаване на цели и на политика за постигане на тези цели. Тази система обаче освен всичко останало е още и система за управление на конкурентоспособността. Ето защо тя може да бъде формулирана като система, позволяваща насочване и контролиране на една организация по отношение на конкурентоспособността на продукта[2]. Изследването на тази система е концентрирало в себе си фундаментални проблеми на науката и нейното използване за благото на човека. Логиката на анализа не може да не ни отведе до анализа на тези системи, чиято история е колкото интересна, толкова и поучителна. Но и успехът на дигиталните системи потвърди, че всяко достижение в нашето познание поставя повече проблеми, отколкото решава. А проблемите, свързани с тези системи наистина не са малко и не са елементарни. Днес системите на управление са на кръстопът, изправени пред въпроса: „А сега накъде?“.

Технологиите в дигиталните системи

            Съвременните ситеми за управление изискват целия процес на управление да се изгражда на научнообосновани технологии, независимо от това дали става въпрос за материално производство или за социални процеси[3]. В сферата на материалното производство това изискване отдавна се е превърнало в практика. От друга страна, съществена отличителна черта и предимство на технологиите е, че те отдавна са прекрачили границите на материалното производство и се превръщат в същностно изискване на социалните процеси и на тяхното управление. Технологията не е панацея срещу допускани или възможни пропуски в производствения процес или социалния живот. Но в контекста на другите фактори и механизми при правилен подход към стоящите проблеми тя може да подпомогне конкретната управленска дейност за избягване на тези пропуски.

            Не случайно основният компонент на съвременния научно-технически прогрес е преходът към нови интегрални и далеч по-ефективни в сравнение с прилаганите в миналото технологии. Затова сред комплекса от характеристики, който трябва да притежава съвременната личност на преден план излиза способността за технологично мислене. Става въпрос за умението на човека да структурира всеки процес на необходимите операции и процедури, да разбира неговата вътрешна логика и върху тази основа да се търсят обективни решения.

            Изграждането на технологичното мислене у човека изисква да се изучават понятията, категориите, законите и теориите на технологията. Като наука тя представлява система от знания за процесите на преобразуване на обекти от различно естество[4]. Нейните задачи се свеждат до разкриването на физичните, химичните, механичните, биологичните, икономическите, социалните и други закономерности на механизмите за превръщане на преобразувания обект от едно състояние в друго с цел определяне и използване в широката практика на най-ефективни технологични процеси. Изучаването на тенденциите в тези процеси дава възможност да се прогнозират направленията и темповете на развитие на технологията и производството[5].

            Независимо от това дали става въпрос за материалната или нематериална сфера, прилаганата при тях технология е съставена от процеси. Във връзка с това ще направим уточнението, че процесът представлява съвкупност от взаимосвързани ресурси и дейности, които превръщат входните елементи в изходни. В резултат на процеса или дейностите се получава продукт, който може да бъде материален, нематериален или комбинация от тях. Продуктът като резултат може да бъде желан или нежелан ако поражда загуби. Съвкупността от взаимосвързаните процеси, при които към получените от доставчика входни продукти се добавят нови стойности и се създава изходен продукт за потребителя, формира т.нар. верига на доставките. Посочените в тази верига потребители и доставчици могат да бъдат вътрешни и външни за предприятието.

            Всяко производство се реализира чрез конкретна технология, съставена от частни процеси, в които предметът на труда се подлага на непосредствено въздействие, което води до изменение на неговия вид, количество и качество. В резултат на технологичните процеси входните елементи се превръщат в изходни продукти. В структурно отношение технологията е съставена от фази, частни процеси и операции. Обособена част от технологията, в резултат на която се получава продукт, носи названието фаза. Тя може да бъде начална, междинна или довършителна. Освен с общност на крайния продукт, отделната фаза се характеризира и с единство на прилаганите технологични методи. Частният процес представлява комплект от последователно свързани операции, които образуват технологоично завършена и организационно самостоятелна част на технологията. Обикновено частичният процес е част от фазата. В отделни случаи той съвпада с фазата. Начинът на осъществяване на технологичния процес може да се определи и с процедури. Това е част от технологичния процес, съвкупност от операции, целесъобразна тяхна комбинация, която определя и изпълнението им. Когато дадена процеудура е документирана, често се използва терминът документирана процедура. Основната структурна единица, от която се изгражда технологичния процес е операцията. Тя се дефинира като част от технологичния процес и се извършва без прекъсване над един или няколко вида ресурси на едно и също работно място и се характеризира с неизменност на трите основни елементи - предмета на труда, средствата на труда и самия труд.

            Аналогична структура срещаме и при управлението. Разглеждането на тази дейност в технологичен аспект се свързва с декомпозицията на управленския процес на изграждащите и съставляващите го части. Тези два изходни момента за характеризиране на технологичната структура на управлението предопределят два аспекта на неговия анализ – функционален (хоризонталлен) и предметен (вертикален). При функционалния подход управленския процес се разглежда като състоящ се от три основни цикъла – информационен, логикоевристичен и организационен. Що се отнася до предметното (вертикално) декомпозиране на управленския процес, то се основава на създаването на технологично завършени дейности. В процеса на тяхното декомпозиране се стига до най-малката поддаваща се на измерване част. В съответстие с този подход управленският процес се разглежда като състоящ се от отделни частични управленски процеси. Тяхна обективна основа е функционалното разделение на управленския труд. Частичните управленски процеси обхващат изпълнението на еднородни, съдържателно и технологично обособени дейности. Това може да бъде маркетингов, финансово-счетоводен, пласментен или някакъв друг процес.

            Обсъжданите частични управленски процеси включват по-малки съставни части – комплексни дейности. Всяко от тях представлява логическа група от процедури и операции на човека и техническите средства, които се извършват при самостоятелна обособена част на управленския процес. В случая може да става въпрос за съпоставянето на годишна производствена програма на организацията за разработването на технологична документация за нов продукт и т.н.

            Включената в обособената логическа група управленска процедура е част от управленския процес. Тя може да се класифицира според основните функции на управление, категорията на кадрите, цикъла на управленския процес, степента на използване на технически средства, вида на дейностите, свързани с обработката на информацията, обхвата на процедурите, степента на връзката с обекта, за който се отнася и т.н.

            Друга съставна част на групата от комплексни дейности е управленската операция. Тя е елемент на технологичната структура на управленския процес и се изпълнява от едно лице, на едно работно място над един или няколко документи от момента на постъпването им до завършването на дейностите по тях и предаването им на друго лице. Това е най-малката структурна единица от управленския процес, която се характеризира с определена завършеност, поради което по-нататъшното декомпозиране би загубило както технологичен, така и икономически смисъл. За да се избегнат евентуални недоразумения, ще отбележим, че управленската операция трябва да притежава няколко основни характеристики. В случая става въпрос за съподчиненост, определен конкретен изпълнител, фиксирано времетраене, методи за изпълнение със съответни технически средства, информационна осигуреност и предварително дефиниран резултат от изпълнението. Другото уточнение се отнася за класификацията на управленските операции.Тя се извършва по различни признаци, от които по-голямо значение има класификацията на операциите според категориите на кадрите, които ги изпълняват. В този смисъл се говори за организационно-административни, аналитико-конструктивни и информационно-технически операции.

            В резултат на управлението се осигурява постигането на зададени показатели за състоянието и динамиката на технологиите при определени ограничения за обекта на управление. В случая става въпрос за дейност, свързана с планирането, организацията, практическото осъществяване, контрола, отчитането, анализа и регулирането на процесите, които протичат в обекта на управление. Тези процеси са свързани с целенасочената човешка дейност и със съвкупността от оръдия на труда и материални условия, необходими за оказване на въздействие върху предмета на труда. Под влиянието на това въздействие основната форма на предмета на труда непрекъснато се променя. От изходна тя преминава в междинна, за да достигне крайната си форма. За основна форма се приема онова състояние на предмета на труда, което е необходимо за създаването на готовия продукт. Изходната форма характеризира предмета на труда със степен на завършеност, равна на нула. В случая става въпрос за измерител на основния дял на извършените работи спрямо необходимите за изработване на продукта. В този смисъл междинната форма характеризира състоянието на предмета на труда със степента на завършеност на продукта между нула и единица. Що се отнася до крайната форма, тя представлява такова състояние, при което степента на завършеност на предмета на труда е равна на единица.

            В момента все още не е разработена прецизна типология на технико-икономическите особености на производствените технологии, което е една от причините за наблюдавания произвол при тяхното определяне. Не по-малко важно в случая е, че създаването на такава типология е невъзможно, ако не се внесе яснота за критериите, удовлетворяващи понятието технико-икономически особености. Независимо от тези трудности могат да се посочат някои по-важни особености на прилаганите технологии. Това са специфичният характер на суровинната база, голямото разнообразие на оборудване и машини, различията в енергопоглъщаемостта, материалопоглъщаемостта, фондопоглъщаемостта и трудопоглъщаемостта, широкото комбиниране на формите на организация на производството, обусловено от комплексното използване на суровините.

            Резултатите от прилагането на разглежданите технологии са продукти, които могат да бъдат материални, енергийни или интелектуални. Прилаганите за тях технологии се характеризират със сложността на модела на процесите, на големината и сложността на задачата на управление, йерархичност на структурите, агрегиране на частите, множественост на връзките на елеметите, неопределеност на състоянието, чувствителност към смущения, водещи до отклонения.

            Друга важна страна на въпроса е че, всяка технология се подчинява на определени принципи. Като основополагащо начало те се отличават с непротиворечивост и пълнота, които позволяват да се обясни цялата съвкупност от операции, включени в тази технология. Такива са например принципите на диференциация, специализация, интеграция, пропорционалност, непрекъснатост, ритмичност, автоматизация, гъвкавост, електронизация и др.

            Обект на анализа на технологиите могат да бъдат химизмът на реакциите, механичните процеси, процесите на реализация и потребление на продукта, трудовите процеси, информационните процеси, цифровизацията, процесите на производството на генерирането на знания, процесите на създаване на духовни ценности в обществото[6].

            За разширяване на приложението на тези технологии особено значение имат телекомуникационните организации, разпространителите на сателитни технологии, доставчиците на безжични мрежи и кабелните компании. Традиционните телекомуникационни организации бързо преминаха от предлагането на елементарни услуги като аналогови разговори към предлагането на по-сложни решения за всички видове клиенти. Те разработват нови технологии за комуникации с по-широка честотна лента през съществуващите мрежи като технологиите и по-бързите комуникатори. В допълнение на това, организациите разработиха нови типове технологии за компресиране, за да намалят количеството данни, предавани през мрежата. Освен разширяване на съществуващите мрежи се появиха и нови типове мрежи. Оптичните мрежи, които използват оптично усилване и фотонни комутатори са по-мощни и по-ефективни. Освен телекомуникационните организации, които инвестират много средства в нови оптични кабели и електрическите компании правят големи инвестиции при доставката на оптична интернет опорна мрежа.

            Всички тези факти изискват да се отиде по-нататък в развитието на технологиите. Сателитните компании, които работят заедно с електронните и космическите корпорации започнаха да въвеждат мрежи с широка честотна лента, за глобален достъп. Тези мрежи свързват всички хора, които живеят в райони, където няма телефонни услуги, използващи медни канали. Освен това, тези мрежи са по-бързи от използваната преди това технология и на доста по-ниска цена, поради което и хората с ниски доходи имат възможност за достъп до мрежата. В тази връзка ще отблежим, че през последните десетилетия, повечето от индустриалните компании са похарчили доста средства и са положили много усилия за изграждането на кабелни мрежи и телевизия. Тези кабелни канали се изплозват не само за телевизия. Повечетно кабелни доставчици изградиха мрежите за двустранен интернет трафик, чрез въвеждане на така наречените set – top кутии, работещи като конвектори и разделители на входящия и изходящия трафик, тъй като данните се изпращат като глас и видео.

            Както всяка друга сфера от тази област, така и локалните безжични мрежи се разпространиха във всеки дом, където всички устройства могат да обменят данни помежду си през интернет протоколи за безжични мрежи. Въвеждането на нови стандарти за мобилните телефони увеличи производителността им и стана възможно чрез тях да се изпращат реч, данни и интернет трафик, както и да се обработват данни като позволяват на потребителите да получават и изпращат електронни пощи и да разглеждат web.

            Ще отбележим освен това ,че интернет представлява мрежа от компютърни мрежи, които са физически разделени и са свързани помежду си само на определени места. Всяка мрежа, която ще бъде включена в интернет трябва да работи с набор от протоколи за комуникация, известни като интернет протоколи (IP). При това една мрежа се състои от възли и канали, които осигуряват основната комуникационна инфраструктура. По-конкретно става въпрос за два типа възли, крайни и междинни. Така наречените крайни възли в повечето случаи са сървъри и клиенти, осигуряващи или набор от услуги или изискващи набор от услуги. Клиентите са компютри, през които потребителите комуникират с други възли, а сървърите са централизирани доставчици на услуги, които предлагат услуги за клиентите, като например web сървър и mail сървър. Междинните възли са машини, които предлагат трафика между мрежовите сегменти. Тези устройства се наричат маршрутизатори и бриджове. Понякога те предлагат възможност за филтриране на определени заявки и за ограничаване достъпа до определени устройства в мрежата, но нито клиентите нито сървърите могат да имат достъп до услуга, предлагана от междинните възли.

            От друга страна, не е задължително крайните и междинните възли да бъдат различни устройства. Сървърите могат едновременно да бъдат и сървъри и клиенти, така както могат едновременно да бъдат сървъри и мершрутизатори. Всеки възел има уникален идентификатор, наречен IP адрес. По-големите системи могат да имат повече от единIP адрес и на този IP адрес се задава име на домейн, тъй като то се помни по-лесно. Каналите, необходими за комуникацията между възлите могат да се изпълнят по различни начини. В повечето случаи се използва част от кабел, който свързва крайните възли с междинните. Кабелът може да бъде коаксиален, оптичен или меден. В зависимост от типа на кабела се получават различни скорости на обмен, но тъй като протоколите за предаване са едни и същи приложенията не трябва да се променят за различните видове канали. В допълнение на физическите връзки може да се изпълни и безжично предаване. Тези електромагнитни предавания се осъществяват на различни честоти като например инфрачервени предавания, предавания с микровълни, комуникации с клетъчни телефони и комуникации през сателитни връзки.

            Най-общо може да се каже, че всеки възел може да извършва обмен с всеки друг възел в интернет. Тъй като обаче това не винаги е желателно, междинните възли могат да откажат връзки до определени възли. Така наречените firewalls защитават само интранет мрежите от външните потребители. Поради факта, че интранет мрежите използват същите протоколи, всеки може да получи достъп до конфиденциални за организацията данни. Firewalls защити се използват за защита на данни и всяка друга информация, до която трябва да се осигури достъп само на определена група потребители.

            Но и тази област характерът на извършващите се процеси не надхвърлят рамките на традиционния тип взаимодействия. ARPANET мрежата, предшественика на Интернет, бе създадена от правителствата на САЩ. Нейната първоначална идея бе да се създаде мрежа, която да продължи да работи като едно цяло, когато отделни части от нея откажат. За да се постигне това е необходимо мрежовата архитектура да не е йерархична. Нито ARPANET нито Интернет имат правила, относно начина на свързване на възлите. В повечето случаи клиентите ще имат една едеинствена връзка към останалите възли, но сървърите и маршрутизаторите ще имат повече от една връзка. При тази „хаотична“ структура интернет предлага в повечето случаи за всяка връзка между два възела да има повече от една връзка. В случай на отказ на междинен възел, връзката може да се пренасочи през останалите мрежови сегменти без потребителска намеса, т.е. мрежата може да се реорганизира сама. Изборът от интернет протоколи, позволяват на всяка двойка възли да обменят директно данни, като трябва само да знаят IP адреса или името на домейна на отсрещния възел. Протоколите представляват софтуерни кодове, които се стартират във всеки възел. Понастоящем всяка операционна система осигурява основна интернет функционалност.

            Тук заслужава внимание фактът, че Интернет не принадлежи на никой и все още продължава да работи перфектно. Една от причините за това е, че днес мрежите не се свързват директно една с друга, използват опорни мрежи, представляват високоскоростни връзки, които свързват мрежови сегменти, които са физически разделени и предлагат връзки до други мрежи, посредством точки или портали. Интернет опорните мрежи са частта, която може да се нарече магистрала за предаване на информация (information Highway). Локалните мрежи са нещо като градове, в които пътищата са по-претъпкани и тесни.

            Към казаното трябва да се прибави, че основните протоколи в интернет са изградени и се контролилат на йерархичен принцип. Въпреки, че всеки може да допринесе за развитието на новите технологии и протоколи, само малко организации могат да определят това, което ще бъде включено в набора от интернет протоколи. Същевременно трябва да се има предвид, че IETF (INTERNET Engineering Task Forge –  http://www.ietf.org/) е движещата сила за стандартите. Тя е отворена международна общност от компании, които проектират и изпълняват мрежи, проучват нови технологии и продават продукти, базирани на тези технологии. Въпреки, че е отворена за всеки, тази организация се води от компании, които се опитват да приемат единодушно нови стандарти, които да позволят въвеждането на нови услуги в интернет. Все в този ред на мисли ще отбележим, че интернет стандартите, наложени от IETFса така наречените Request for Comments (RFC -  http://www.ietf.org/rfic/). Въпреки, че RFCs представляват проекти, те запазват своето име, когато се превърнат в стандарт. IESG (Internet Engineering Steering Group -  http://www.ietf.org/iesg.html) e отговорна за техническото управление на действията на IETF и за интерент стандартите.

            Друга група, която има отношение към обсъжданите въпроси е ISOC (Internet Society - http:// isoc.org/), която е организация от интернет експерти, дискутиращи политиките и практиката. Тази група ръководи няколко борда, които се занимават с мрежовата политика. От друга страна, добре известния консорциум W3C (World Wide Web Consortium – http;//w3.org/)няма директно влияние върху интернет стандартите. Тази организация е отворена за Web стандартите, които са изградени върху интернет стандартите[7].

            Обсъжданите въпроси са непосредствено свързани с приложението на стандартизацията в сферата на технологиите. В съвременните условия тя се разглежда като един от важните лостове за повишаване на ефективността на възпроизводствения процес. Това се обяснява с обстоятелството, че ефективността на трудовата дейност се влияе в широки граници от подбора и синтеза на ограничен брой оптимални решения за многократно възникващи проблемни ситуации. Тези решения се регламентират в стандартизационни документи и по директивен път или по преценка се внедряват в практиката. По този начин се реализира основната цел на стандартизацията, произтичаща от нейното определеление, а именно внасянето на ред в дадената област от човешката дейност за обща полза и по-специално за постигане на всеобща оптимална икономия при спазване на функционалните условия и изисквания за безопасност[8].

            Разгледани в контекста на ефективността, технологиите се характеризират с различни индикатори. Между тях най-разпространени са показателите за относителния разход на суровини, полуфабрикати и енергия за единица продукт, количеството на полезното вещество, извлечено от единица суровина, качеството и екологически чистия краен продукт, равнището на производителността на труда, интензификацията на производството, разходите за производството, себестойността на продукта, безотпадачността на технологията и т.н.[9]

            Същевременно в условията на Четвъртата индустриална революция въпросът за ефективността има принципно нови черти и измерения[10]. Фактът, че единица продукт днес се създава от много по-малък брой работници в сравнение с близкото минало стана възможен заради това, че дигитализираните организации имат определени разходи[11], които клонят към нула. Друга особеност на дигиталната епоха е, че много новосъздадени организации предлагат информационни стоки, при които разходите за съхранение, транспортиране и репликация са с почти нулева стойност. Освен това някои от иновативните организации се нуждаят от съвсем малък капитал, за да просперират, което променя ролята на капитала и мащабирането на бизнеса в контекста на Четвъртата индустриална революция. Обобщено казано това показва как възвращаемостта от мащаба допълнително насърчава мащаба и влияе върху промяната в цели системи.

            От друга страна, всичко сочи, че при днешните условия потребителят печели най-много. Сегашната индустриална революция направи възможни нови продукти и услуги, които увеличават – при почти нулеви разходи – ефективността на личния ни живот като потребители. Да си поръчаш такси, да нмериш изгоден самолетен билет, да купиш продукт, да извършиш плащане, да слушаш музика или да гледаш филм – всичко това може да се извършва от разстояние. Ползите от технологиите за всички нас, които ги потребяваме, са неоспорими. Интернет, смартфони и хилядите приложения правят живота ни по-лесен и - като цяло – по-продуктивен.

Същевременно трябва да се има предвид, че предизвикателствата, породени от Четвъртата индустриална революция са най-вече в сферата на предлагането, т.е. в сферата на труда и производството. През последното десетилетие повечето от най-развитите страни, а също и някои бързо развиващи се икономики преживяха значителен спад в дяла на труда като процент от брутния вътрешен продукт. Половината от този спад се дължи на намаляването на относителната цена на инвестиционните стоки, като тя пък зависи от иновациите, което принуждава организациите да заменят труда с капитала. В резултат на това най-големите печелиши от сегашната индустриална революция са доставчиците на интелектуален или физически капитал – иноваторите, инвеститорите и акционерите.

            Концентрирането на ползите и капитала само в тесен кръг от заинтересовани лица се изостря и от така наречения „ефект на платформата“, чрез който опериращите в дигитална среда организации създават мрежи, които свързват купувачите и продавачите на най-различни стоки и услуги като по този начин се възползват от все по-висока възвръщаемост от мащаба. Последствията от ефекта на платформата е концентрирането на малък брой, но изключително мощни платформи, които доминират в съответните пазари. Предимствата са очевидни, особено по отношение на потребителите: по-висока стойност, по-голямо удобство и по-ниски разходи.

            Другата страна на въпроса е, че това са фундаментални проблеми, засягащи нашите икономически, социални и политически системи, които е трудно да се върнат в старото положение, дори ако процесът на глобализация по някакъв начин бъде обърнат. Въпросът за всички отрасли и организации, без изключения, вече не е „Ще бъдем ли повлияни от новите технологии?“,а по-скоро: „Когато се появи нова технология каква форма ще има тя и как ще се отрази на организациите?“.

Преходът към дигиталната система

            Въвеждането на новите технологии направи възможен по-бързия електронен обмен на данни. По традиция това ставаше на принципа – съхраняване и препращане, което отнемаше часове, докато данните достигнат до получателя. За разлика от тази практика при електронната поща в интернет данните пристигат за секунди. От друга страна, заменянето на частните ЕDI (electronic data interchange) мрежи с ЕDI в интернет значително ускори процесите, без това да налага промяна в процеса. По този начин посредством увеличената скорост на традиционните процеси, икономиката беше поставена в ситуация да предлага доставка на информация в реално време. Клиентите, от своя страна, очакваха да виждат резултатите от бизнес взаимоотношенията си с организациите 24 часа от денонощието, седем дни в седмицата без значение къде се намира дадена организация. И това е обяснимо като се има предвид, че директните въпроси изискват директни отговори, а клиентите желаят непосредствен достъп до системата на дадената организация или да говорят пряко със съответния служител.

            Още тук, в първо приблежение, може да се отбележи, че основната идея на препроектирането (BPR – business re-engineering) е да осигури средства за оптимизиране и засилване на бизнес процесите в производството и администрацията. При използването на новите технологии по принцип и в частност при интернет, много процеси могат да бъдат организирани, да се намали времето за изпълнение и цената на всяка отделна операция. За пример бихме посочили компютърното въвеждане на целия информационен поток, с което могат да се избегнат скъпо струващи проблеми свързани с носителите. При това тези проблеми се появяват всеки път, когато информацията се прехвърля от една среда в друга и конвертирането е скъпо. Пример за това е документ, написан на ръка, който трябва да се въведе в компютър[12].

            Поставянето на акцента върху реинженеринга на процесите има за цел да реорганизира предприятията по такъв начин, че те да бъдат в състояние да функционират с новите процеси. Вместо да се създават предприятия, базирани на продукти или местоположения, организациите трябва да се определят от бизнес процесите, които са дефинирани на база клиенти. Всеки икономически субект, в процеса на който се получава стока или услуга се третира като клиент, а всеки който ги предоставя се възприема като доставчик.

            Тук, разбира се, трябва да се има предвид, че в някои организации от гледна точка на работодателите служителите работят ефективно, но според клиентите резултатите от работата им се възприема като незадоволителна. Реално погледнато проблемът в случая е в координирането на ресурсите за даден процес и в управлението на информацията. Дори и най-елементарния процес за своето изпълнение изисква участието на няколко структурни звена от дадена организация. Вместо да се фиксираме в отделното структурно звено с помощта на реинженеринга звената се реорганизират така, че новата организация да е подходяща за процеса. В редица случаи най-добро се оказва решението с виртуалните организации, тъй като изменението в процеса не налага промяна в работата на отделния служител. За да бъдат организациите по-гъвкави, е необходимо да се премахне строгата йерархична структура и да се премине към виртуална система, която позволява на всяко структурно звено да комуникира с останалите директно и решенията да се вземат от човека, който събира и оценява цялата информация. Очевидно е, че World Wide Web е най-добрият пример за виртуална система[13]. При него няма основна страница, от която да започва всичко останало. Всеки отделен web сайт може да включва йерархична система за своите документи, но между отделните web сайтове няма никаква йерархия, което означава, че всички сайтове имат един и същи приоритет.

            В такива условия днес реорганизацията на икономическата дейност би могла да стане по два начина. Промяната може да бъде по инициатива на служителите или да е свързана със структурата на организацията. За да има максимална полза от препроектирането, двата подхода винаги трябва да се комбинират и изпълняват едновременно, тъй като те имат една и съща цел, но произлизат от различни страни. Промените посредством служители означават, че трябва да се влияе върху ключови служители от организацията. С тяхното обучение се постига по-подходяща атмосфера, което спомага за ефективната работа. Целта е да се изгради група от няколко индивида, работещи за едно и също структурно звено. Само тогава работата може да се свърши навреме, но за целта е необходимо те да могат да си обменят необходимата информация. В резултат на това структурата на организацията се променя. Що се отнася до структурния подход, той действа по обратния начин. С прилагането на структурни промени в организацията, служителите сменят своята позиция с друга, която е по-подходяща за новата структура.

            Със своите особености се отличават и системите за планиране на производствените ресурси. Те дават възможност да се определят действителните нужди от материали и ресурси. За да се направят обаче необходимите изчисления за тях са нужни подробни и точни входни данни. За някои от системите това беше трудно осъществимо, тъй като имаше закъснение в получаването на данните. Това дестабилизира тези системи и принуди хората ръчно да променят изискванията , за да удовлетворят нуждите на клиентите. Човешката намеса често не е съвсем точна и води до повече забавяне, тъй като хората са по-бавни при преноса на данни. Реално погледнато необходимите данни се получаваха от различни места, в различни формати, чрез различни среди за пренос, при което хората ръчно конвертираха информацията.

            Както всеки може да се убеди, електронно осъществяваната икономическа дейност има предимството, че цялата изисквана от клиентите информация вече е в дигитална форма и може лесно да се изпрати до системата за управление на ресурсите. Необходимите данни могат да се събират, форматират и представят в такъв вид, че системата да управлява данните и да доставя необходимата информация без много обработка. В случай, че два компютъра са директно свързани, системата може да получава информацията в реално време. Но дори и ако системите не са директно свързани, поради съображения за сигурност данните, получавани от системата са с по-високо качество от тези, получавани от други източници. Причината за това от една страна е в техническите възможности и постоянната преносна среда, а от друга – в директния контакт с клиента, което позволява да се получава подробна информация. Очевидно е, че за да се използват възможностите на интернет при дигиталните системи за планиране, е необходимо да се въведат нови процеси, които заменят или разширяват старите процеси, структури и ресурси.

            Все в този ред на мисли ще отбележим, че крайната цел на всяка организация, чиято дейност е компютъризирана е да има своевременно управление на записите от стоки. Софтуерните организации, които разпространяват своята продукция през интернет са постигнали тази цел. Продуктът се създава веднага, след като клиента го потърси. За софтуерните продукти, създаването започва от момента на плащането. Други организации, като например компютъризирания магазин за книги се опитват да избягват наличието на запаси и да препращат поръчките от клиента към издателя на книги. След това издателят изпраща книгите към виртуалния магазин, който пък ги препраща към клиента. При този процес все още издателя трябва да издаде книгите, преди да е получена заявка за закупуването им.

            Интерес представляват и външните взаимоотношения на организациите. За да се достави навреме всеки продукт във всяка част от веригата е необходимо да се промени начинът на управление на външните взаимоотношения и се налага промяна в много вътрешни процеси. За осъществяването на една перфектна от гледна точка на времето среда е необходимо да има ефективен обмен на информацията между доставчика и купувача. Организациите трябва да бъдат с по-силна интеграция, за да постигнат това ниво на кооперация и да посрещнат изискванията за входа и изхода. Системите за електронни покупки са първата стъпка в тази посока, тъй като те могат да улеснят нивото на взаимодействие и обмена на информация при системите, използвани от по-големите търговци на дребно преди въвеждането на интернет.

            С навлизането на електронната икономическа дейност организациите могат да извлекат полза от всички предимства на дигитализацията за изпълнението на сложни системи. От една страна, доставчиците ще се възползват от честите и директни комуникации с организациите на клиентите и ще могат да предават входната информация директно на системата за производство. Първата стъпка в това отношение е да се усъвършенстват прогнозите за производството и след това да се създаде реална среда, в която всички процеси да се изпълняват навреме. Посредством връзките с клиентите е възможно да се адаптират дори критериите за работа с доставчика, което води до по-високо ниво на услугите и извежда организацията пред конкуренцията. Организациите, които доставят продукти и лесно се компютъризират, като например софтуер и музика, ще могат да ги доставят директно на своите клиенти. По този начин разходите за запаси, производство и транспортиране на стоките намаляват.

            Но има и нещо друго. Продавачите могат да управляват веригата за доставки по-лесно и това се дължи на въвеждането на електронната икономическа дейност. Все повече и повече информация за клиентите става налична и е възможно по-точно прогнозиране на търсенето. При това, търсенето от страна на клиентите може да се въведе в системата за контрол на запасите и информацията да се предава директно на доставчика. Целият процес на поръчките може да бъде автоматизиран, в резултат на което ще се ускори не само процесът на управление на запасите, но и целия процес в новата виртуална верига.

            От казаното следва, че при директното свързване на купувачи и продавачи купувачите ще могат да автоматизират процеса на поръчките и схемите на доставка, като автоматично маршрутизират поръчките. Това дава възможност купувачът да провери нивата на запасите при себе си и при доставчика и да предложи на своите клиенти по-добри услуги. Организациите, които не са готови да се адаптират към тази парадигма ще работят трудно.

Идентифициране на дигиталната система

            Както е известно, след като се създаде World Wide Web тези, които печелеха от продажби на информация видяха възможността да разпространяват своите стоки и услуги по цял свят, без да инвестират много средства в инфраструктурата. Следователно организациите, развиващи този тип икономическа дейност бяха първите, които създадоха web страници и започнаха бизнес чрез интернет. Бавно, но методично все повече и повече организации, които не продават и не доставят информация преустроиха своята дейност към интернет. Първоначално доставчиците на информация я осигуряваха безплатно, тъй като интернет бе проектирана за обмен на информация между изследователи.

            В тази връзка първата задача, която трябваше да се изпълни беше за идентифицирането на осъществяваната икономическа дейност. За изясняване на този по-частен въпрос организациите могат да се разделят на три категории: доставчици на „леки“ продукти, доставчици на „тежки“ продукти и доставчици на „услуги“. Характерното за тези доставчици е, че разпространяват и произвеждат, разпространяват и продават продукцията си през web. При това „леки“ продукти са тези, които могат лесно да се компютъризират, като например софтуер и информация. Този тип продукти могат да се доставят през интернет. От друга страна „тежките“ продукти, като храна и промишлени изделия не могат да се доставят в дигитална форма и изискват използването на традиционните методи на доставка. Доставчиците на услуги осигуряват продукти от рода на консултации и реклама, които могат да се предлагат, както в онлайн, така и в офлайн режим. За да има успех в новите технологии всяка организация трябва да разработи своята стратегия в зависимост от типа на предлаганите продукти.

            От друга страна, в случай, че дадена организация предлага услуги или продукти, които се компютъризират лесно, интернет може да се превърне в канал за продажби и дистрибуция. Разбира се, трябва да се прецени дали интернет може да се превърне в четвърти канал[14]. В случай, че това е възможно, тогава интернет ще спомогне за намаляване на разходите. Организациите, които предлагат неподлежащи на доставка през интернет продукти, не трябва да приемат интернет като начин за разширяване на своята дейност. Въпреки това, интернет може да помогне и на тези организации да намалят своите разходи. Производители, дистрибутори и онлайн магазини могат да намалят своите разходи като компютъризират веригата на поръчки и доставки между отделните партньори.

            След като са поставени реалистични цели за осъществяваната онлайн дейност, може да се продължи с основните причини за онлайн присъствие. Извършваната онлайн дейност може да осигури намаляване на разходите, свързани с процесите. Имат се предвид разходите за маркетинг, разходите, извършвани след продажба – например за поддръжка, извършавана при клиента. Онлайн маркетингът може да е по-директен от предишния маркетинг и неговия успех може да се определи по-лесно. Основното намаляване на разходите се постига от начините на подаване на поръчките и от дистрибуцията. Онлайн дистрибуцията може да намали този вид разходи почти до нула. Разходите за подаване на поръчка също намаляват почти до нула. Информацията, свързана с поръчката се представя от клиента в компютъризирана форма и може лесно да се обработва.

            Както показва практиката, директните приходи от осъществяваната онлайн дейност биха могли да се осигурят от продажби, абонаментни такси за онлайн услуги и приходи от реклами. Традиционните организации не желаят да базират постъпленията си на онлайн рекламирането, но много стартиращи организации преживяват само от банерни реклами до момента, в който започват да реализират печалби основно от продажби.

            Разбира се, нещата не бива да се абсолютизират. В зависимост от големината на организацията, трябва да се реши дали тя ще има web сайт или ще използва web сървър. Предимството на използването на външни ресурси е, че те са много евтини, но в този случай е възможно да се загуби контрола върху дейността на организацията. Тъй като организациите днес имат нужда от интернет, използването на web сървъри не увеличава разходите. Осъществяваната онлайн дейност, която използва външни ресурси може да е полезна, ако организацията няма ресурси да изпълнява и поддържа плановите и текущи задачи.

            Не е нужно да се доказва, че електронната икономическа дейност в една или друга степен е функционирала съобразно с определени норми, чиято рефлексия представлява своеобразна методологическа система. Преди да стартира тази дейност в интернет е разумно да бъде анализирана ситуацията, в която се намира дадената организация. Това по-конкретно означава да се определи вида на икономическата дейност, да се направи оценка на интернет, за да се намалят разходите и да бъдат реализирани продажбите, да се постави сайта на организацията при доставчика на интернет услуги, да се избере подходящ начин, по който ще се осъществят покупките на клиентите на организацията, да се опознаят нуждите на тези клиенти и да бъде рекламиран сайта на организацията, да се наложи онлайн плащане и което е особено важно да се придържаме към международните закони.

            От друга страна, в зависимост от клиентите на организацията, трябва да се види какъв опит в онлайн икономическата дейност ще бъде необходим. Онлайн купувачите предявяват ефективен и лесен за изпълнение web сайт, който предлага възможно най-ниските цени, без да намалява броя на предлаганите услуги. Онлайн икономическата дейност ще се нуждае от директен достъп до база данни на партньори и интеграция на кооперация между системите. За да бъдат по-добре разбрани нуждите на клиентите е необходимо да се проследяват техните посещения на web страницата на организацията и да се съхранява информацията в базата данни. Това ще даде възможност на организацията да намери нови области на развитие, което пък от своя страна може да промени или разшири нейната дейност.

            Кое е същественото тук? За разлика от класическата икономическа дейност, при която трябва да се спазват законите на страната, в която се развива тази дейност, при онлайн дейността трябва да се спазват международните закони. Онлайн дейността, която е ограничена до една или няколко държави няма да се развива добре. Организация, имаща такава ограничена онлайн дейност ще получава запитвания от клиенти и от други страни, но тъй като web сайта е ограничен, от една страна тя ще губи време за отговор на всички тези въпроси, а от друга страна това ограничение ще има негативно влияние върху онлайн имиджа й.

            Другото уточнение, което ще направим се отнася за разработването на плана за икономическата дейност. За да стане това е необходимо да вградим стратегията на е-икономическата дейност в цялостната стратегия на организацията. При разработването на този план е необходимо да се обърне внимание на няколко въпроса. Единият от тях се отнася за електронната дейност в интернет платформа, която позволява само на съществуващите до момента клиенти да участват, но посредством нея могат да се спечелят и нови клиенти. Въпреки, че тези нови клиенти са заинтересовани от осъществяваната от организацията дейност, трябва да се обръща необходимото внимание и на съществуващите до момента клиенти. Те вече имат изградени взаимоотношения с организацията и мога да имат полза от преминаването към осъществяваната чрез интернет дейност. Следователно трябва да се направи преход от физическите към електронните канали. Разбира се, това преминаване е свързано с инвестиции и в зависимост от типа на организацията те могат да обхванат дейностите от инсталирането на нов софтуер до закупуване на хардуер и осъществяване на връзка с интернет. Това налага да се прецени обективно както ще се постигне с този нов канал. В случай, че клиентите не получават нищо от него, твърде вероятно е те да не го използват.

            За организацията, която сега стартира онлайн дейност или иска да привлече нови клиенти през Web, това няма да е толкова важно, но разбира се е рисково, тъй като все още не са опознати нейните клиенти. Ако организацията разчита на добри взаимоотношения между всички партньори във веригата и ако всички те са на едно мнение относно осъществяването на е-дейността, тогава ще се реализират по-големи приходи. Необходимо е да се направят определени проучвания и да се установи какви са потребностите на клиентите на организацията и как може да се подобри нивото на предлаганите от нея услуги. Използването на интернет най-вероятно ще наложи създаването на нови процеси и в зависимост от тях ще се приемат или отхвърлят онлайн офертите. С помощта на технологията трябва да се усъвършенстват съществуващите процеси или да се създадат нови, но икономическата дейност не бива да се ръководи от технологиите, защото това ще я направи зависима от софтуера и хардуера.

            Изобщо, оказва се, че един устойчив план за икономическата дейност може да се изпълни по няколко начина, които са взаимнозаменяеми и не стават причина дейността да приема политиките на софтуерните и хардуерните разпространители. Освен това, трябва да се има предвид, че интернет световната технология и предпочитанията на потребителите се променят непрекъснато. Една технология, която днес отговаря на стандартите и изискванията, утре вече може да не се използва. Планирането за една или две години напред не е възможно. И това е обяснимо, като се има предвид, че упражняваната дейност трябва да се адаптира към очакванията на клиентите и към развиващите се интернет технологии.

            Ще изтъкнем освен това, че в интернет, новите организации се появяват бързо и предлагат много нови неща. Всеки план за дейност, осъществяван чрез интернет трябва да отчете факта, че не само технологията и очакванията на клиентите се променят много бързо, но също така и конкуренцията. Няма време за извършване на подробни анализи на конкуренцията, посредством сравнение на организацията, осъществяваща икономическа дейност с останалите организации. По-важното е да се сравняват идеи, а не организации.

            Особено значение има преценката на влиянието на разработвания план върху насоките на продажбите. В този смисъл една от основните задачи е да се дефинира сегмента на клиентите – целта на електронната дейност. В зависимост от типа на мрежата, която се използва за създаването на е-дейност, този сегмент ще е различен. Например, ако се използва интернет мрежата като основа на осъществяваната от организацията електронна дейност, нейните клиенти ще са вътрешни като отделите по маркетинг, продажби, финансовия отдел или някои друг. В случай, че плана за осъществяваната дейност има за цел комуникациите с партньорите си с цел обмен на информация за стоките или услугите, създаването на екстранет мрежата ще реши техническата страна на проблема. С използването на интернет обаче, ще се достигне до външните клиенти. Същевременно, в зависимост от потребителите, може да се започне с изпълнението на системата за електронен бизнес, тъй като този елемент от плана за икономическа дейност има ефект върху много други аспекти, включващи всичко от дизайн на интерфейса до маркетинга.

            Заедно с това, за да се направи системата за електронната икономическа дейност по-атрактивна за определена група потребители, е необходимо да бъде разработена ефективна онлайн маркетингова кампания. Всички, включени в работещата система структурни звена на организацията трябва да познават добре потребителите на предлаганите от нея стоки или услуги. Те трябва да осъзнаят кои са и по какъв начин ще присъстват в web сайта. За да бъде направен качествен план за дейността, осъществявана от организацията трябва да се знае кои фактори са съществени за web публиката. Важно е да се идентифицират нуждите и очакванията на клиентите, както и начинът, по който организацията и нейните стоки и услуги могат да посрещнат тези нужди по-ефективно от конкурентите.

            Разбира се, както при всяка икономическа инициатива и тук има риск. В тази връзка е необходимо предварително да бъдат идентифицирани всички възможни рискове и да бъдат изготвени аварийни планове с които да бъдат решени негативните ефекти, които могат да се проявят в организацията в резултат на тези рискове. В света на електронната икономическа дейност, обикновено рисковете са по-специфични – например проблеми с web сървъра или неработеща интернет връзка. Този тип проблеми обикновено се решават бързо, но в случай, че отстраняването им отнема повече време, има вероятност за сривове в осъществяваната дейност. Основният риск се поражда от нарушаване на сигурността от страна на хора, които се опитват да откраднат, изтрият или модифицират информация, която е основна за дейността на организацията. Въпреки, че много хора смятат, че интернет връзката прави уязвима всяка организация, най-големия риск за сигурността идва от служителите на самата организация. Технологиите за осигуряване на сигурността могат да гарантират защита от страна на интернет, но служителите от дадена организация биха могли да изпратят информация на външни хора, посредством електронната поща. Към това ще добавим, че организацията също така трябва да оценява възможните конфликти в каналите на дистрибуция, като проучват мненията на участниците в съществуващите канали и след това представят решения за конфликтите.

            Друго изискване към плана за дейността на организацията е да осигури карта с всички големи събития, включваща отделните етапи на проекта, от дизайна до крайната фаза и от стратегическо до тактическо ниво. Планът трябва да обхваща една или две години, тъй като това е максималното време за разгръщане на нова електронна икономическа дейност. Един проект, за който е необходимо по-дълго време за развитие най-вероятно ще има проблеми с успеха, тъй като технологията се развива много бързо и този проект няма да е конкурентен, ако използва технология отпреди няколко години. При определяне на важни събития през следващите години трябва да се работи на нивото на икономическата дейност, но в никакъв случай не трябва да има зависимост от конкретна хардуерна или софтуерна технология, защото тези технологии непрекъснато се променят.

            Въпросът, обаче, е и в това ,че планът за икономическата дейност трябва да отчита резултата от интеграцията на новите процеси на електронната дейност на организацията и старите процеси от нейната традиционна дейност, както и тяхната интеграция с партньори и клиенти. В случай, че тези две конфигурации успешно се съчетаят може да се създаде сложна мрежа от процеси. По този начин ще бъде постигната предварително поставената цел за е-дейността на организацията, а именно да се интегрират всички комуникации и те да бъдат прехвърлени в интернет, за да може да се постигне по-висока степен на автоматизация.

            И накрая остава да отбележим, че управлението на запасите от стоки, счетоводната информация, прогнозите за продажбите, предаването на поръчките, информацията за клиентите и оперативните ресурси ще бъдат интегрирани в дигиталната дейност на организацията, следователно нейния план трябва да показва на кой етап и по какъв начин тези процеси трябва да се включат в цялостния план. В този смисъл електронната дейност на организацията ще е наистина успешна само, ако е възможно интегрирането на съществуващите услуги и партньори, тъй като приложимостта и печалбата зависят от ефективното изпълнение на цялата система.

            Процесът на изграждане и развитие на електронната икономическа дейност изисква участието в този процес на целия персонал на организацията. Това е обяснимо като се има предвид, че тази трансформация на дейността променя начина на работа в организацията. В този смисъл всяко структурно звено на организацията трябва да участва в трите етапа на електронизацията на дейността, а именно в проектирането, разработката и реализацията на цифровото надграждане на икономическата дейност, за да може персоналът да осъзнае влиянието на интернет върху ежедневната работа. Екипът от проектанти предлага идеи за функционалността и за дизайна на бъдещата цифрова дейност. За да работи обаче този екип ефективно всеки участник в него би следвало да има задълбочени познания за възможностите, които предоставя компютърната техника и мрежата на интернет.

            Всяко отстъпление от новите технологии, в чиято основа са компютърния хардуер, софтуер и мрежи води до сериозни трудности, не разрешава, а засилва редица противоречия и поражда нови противоречия. С особена сила това се проявява когато технологията не може да поддържа система с хетерогенна архитектура. В този смисъл е необходимо да се работи с компонентна технология, която може да се използва за изграждането на нови приложения с използване на съществуващите съставни блокове/модули. Всяко приложение трябва да може да функционира в интернет и е необходимо да се създават връзки между използваните от партньорите приложения.

            Всичко това наистина е така, но за да общува и работи една организация с други организации и нейните клиенти се налага да обменя данни с тях. Приоритет в тези взаимоотношения има сигурността. В повечето случаи се налага да се предоставят някакви данни на бизнес партньори и на клиенти, но организацията трябва да е сигурна, че тези данни ще стигнат до лицето, за което са предназначени. Ето защо в процеса на проектирането акцентът се поставя върху защитата на информацията. Освен това, за да се предлагат на клиентите услуги на високо ниво, е необходимо да им се осигурят актуални данни. За тях е най-ценна информацията за условията, при които им се предоставят стоките или услугите, но това налага добавяне на допълнителна защита за интранет мрежата, тъй като тази информация може да бъде използвана срещу организацията доставчик.

            От друга страна, проектантските организации или структурни звена трябва да решат кои технологии могат да се използват за реализация на бизнес процесите и кои от тези процеси трябва да се препроектират, за да бъдат усъвършенствани. В случай, че интернет технологиите вече са използвани в интранет мрежата, трябва да се реши по какъв начин интранет мрежата може да се свърже с интернет.

            Заедно с това, визуалното представяне на web сайта на организацията също е от голямо значение. Ето защо специалистите по маркетинг трябва да разработят визуална стратегия за web сайта, която да отразява нуждите на клиентите и бизнес процесите на организацията.

            Новите бизнес модели и преструктурирането на производството, потреблението, транспортирането и системите за доставка, изискват от персонала на организациите да притежава други умения, познания и опит в областта на творческите способности, стратегията и технологията. За разлика от традиционната икономическа дейност при електронната дейност персоналът трябва непрекъснато да обновява своите познания, тъй като технологиите се променят непрекъснато. Това е и причината непрекъснатият цикъл на обучение да се превърне в правило за всеки, който работи с новите технологии. Създаването на нови бизнес модели и разработването на непрекъснато променяща се стратегия изисква всеки да е запознат с най-новите технологии. Вече не е възможно да се прави дългосрочна стратегия, тъй като новите конкуренти и технологии се проявяват систематично и непрекъснато променят бизнес модела.

            Изминалите години показват недвусмислено, че динамичната природа на новите технологии изисква прилагането на различни подходи към стратегическото планиране. С използването на тези технологии сравнително лесно могат да бъдат проучени конкурентите. За това е необходимо съществуващите процеси да бъдат наблюдавани и анализирани, за да могат да бъдат адаптирани към промените в средата, предизвикани от въвеждането на новите бизнес модели. Опитът показва, че не малко от съществуващите процеси могат да бъдат организирани и разширени чрез новите технологии.

            Ако се обърнем към практиката, ще се окаже, че е необходимо да разполагаме с екип от експерти, които да разбират хардуерните и софтуерни решения и да могат да правят оценка на новите технологии и да преценяват къде могат да ги приложат. Този екип трябва да може също така да се занимава с технологиите за разработка на сайтове, интегрирането на системи и с въпросите на сигурността.

            Особено внимание следва да се обърне на информацията за това какво точно търсят клиентите от web страницата и разбира се – да могат да използват тази информация. Това става сравнително лесно и помага на организациите да оценят бизнес процесите и да създадат добра организация на web сайтовете. Web дизайнът също има влияние върху действията на хората, тъй като той направлява трафика от web потребителите до web сайта. Въпреки, че те може да не са предпочитаните от организацията клиенти, те са купувачи, които може да са променили предпочитанията си – следователно трябва да им се обърне необходимото внимание.

            Възлов момент в действията на организациите е реализирането на изискванията, произтичащи от маркетинга. Маркетингът и промоционални техники, които са ефективни в традиционните медии, не винаги са подходящи за прилагане при онлайн икономическа дейност. Творческият подход обаче изисква да бъдат тези от най-ефективните онлайн маркетингови техники, които са най-подходящи за даден продукт и клиенти. А това означава, че в плана за икономическата дейност на организацията трябва да бъдат включени именно тези техники.

            От друга страна, тъй като повечето дейности в организациите нямат звена за тяхното изпълнение, възможно е за осъществяването на някои от тях да се намери партньор. Това ще намали закъсненията при разработването на е-икономическа дейност, а конкурентите често печелят, когато се допускат такива закъснения. Партньорите подпомагат организацията, потърсила тяхната помощ с умения, познания и опит в областта на електронната дейност.

            Някои организации предлагат консултантски услуги в областта на електронната дейност. Характерното за тях е да поставят акцента в консултациите на стратегическото планиране и по-малко на техническите детайли. В зависимост от познанията на специалистите в организацията, която се нуждае от консултантски услуги, фирмата наета за тази цел може да поддържа електронната дейност през целия цикъл от планирането на нейното стартиране. Възможно е също така консултантската фирма да предаде проекта за електронната дейност на организацията и тя да довърши реализацията му на определен етап. Разбира се, ако организацията работи с партньор, който осъществява целия цикъл на проекта, той може да предложи и стратегия, в случай че възникнат проблеми.

            Всичко това налага след завършване на проектирането и след като първата реализация е налице да се извърши тест на системата, за да се установи нейната цялост и ефективност. По време на теста е необходимо да се отделят и някои клиенти, които ще участват в тестването на системата и ще дадат своята преценка за ефективността на нейното функциониране. В това отношение се разчита на възможността системата да предава информация от клиентите към организацията, посредством обратната връзка, което ще позволи откриването на бъгове и логически грешки. Проблемите, свързани с изпълнението е необходимо да се решават по време на тестването и трябва да се провери степента на интеграция на новата система с другите системи. Друго важно изискване е да се установи дали системата е мащабирана или пък ако тя едновременно откаже да работи с определен брой онлайн потребители е необходимо да се провери ефективността на процесите. По време на тестовете могат да бъдат накарани повече потребители да влязат в системата, за да се провери работата й, но трябва да се внимава с външните потребители. Въпреки, че няколкомесечен тестов период може да ни се струва твърде продължителен и свързан с изразходване на излишни средства, това е по-евтиния вариант, отколкото да бъде пусната системата в експлоатация и след това да бъдат открити дефекти. Едва ли е нужно да разясняваме обстойно, че няма правила, относно времетраенето на тестовия период. Това време най-общо зависи от големината на проекта и от неговата значимост. Ако се планира да бъдат направени няколко web страници, с които да се представи организацията на клиентите, това може да се тества многократно, тъй като информацията се предава твърде лесно. При положение, че се компютъризира сложен бизнес процес и се разчита на него, тогава е необходимо да се разширят тестовете да няколко месеца. Някои организации обаче пропускат тестовия период и директно започват онлайн бизнес, което дава възможност на всички потребители да тестват сайта. Това, разбира се, води до получаването на много бъгове и става причина за продължителното настройване на една система, което уврежда имиджа на организацията.

            Това означава, че след като се направи оценка на получените от страна на потребителите забележки и мнения и след като завършат модификациите на тестовата система, организацията може да предостави системата на своите клиенти и партньори. Въпреки, че всички структурни звена участват, IT отделът отговаря за изпълнението. Този отдел носи основната отговорност за наличието на услугата и следователно трябва да има опит в технологията, използвана за изграждане на икономическата дейност на организацията,. Много е важно IT отделът да познава и самия бизнес, за да може по-добре да разбира изискванията на клиентите и потребителите. Всичко това е необходимо за поддържането на системата и включените в нея компоненти, както и за нейното разширяване, поради изисквания от страна на клиентите. Следователно разходите, свързани с IT отдела трябва да бъдат включени в плана за дейността на организацията. За някои услуги е разумно да се използват външни източници. Очевидно трябва да се направят изчисленията и за двата случая - няма обаче правило, което да реши въпроса дали трябва или не е нужно да се използват външни източници - отговорът може да се получи от изчисленията.

            Възникват изключително важни задачи, една от които е свързана с отдела по маркетинг. От него се изисква да намери начин за привличане на потенциални клиенти на организацията. Те трябва да бъдат заинтересовани от сайта на организацията. Основният фактор за успеха е да се привлекат клиенти, които ще се връщат отново към сайта и ще купуват през него. За разлика от традиционната дейност на организацията, увеличаването на броя на клиентите не означава, че трябва да се увеличават ресурсите от служители и техника. Виртуалният бизнес може да се разшири, като в най-елементарния случай се добави нов хардуер, при който клиентите няма да забележат нито закъснение, нито неизпълнение на услугата.

            Както показва практиката, за да се увеличи броя на клиентите и да се разшири бизнеса, отделите по маркетинг и комуникации трябва да използват комбинация от доказали успеха си техники[15]. Могат да се предлагат и специални цени за представяне на онлайн актуална информация. Маркетинг парадигмата в интернет е различна от тази при печатната и телевизионната медия. Не е нужно да доказваме, че интернет има свои специални средства за промоции. В този смисъл, за да има успех една организация, тя трябва да създаде онлайн общности. Нещо повече, от нея се изисква да оценява и балансира специфичните особености на онлайн средата. И това е обяснимо като се има предвид, че в интернет някои дейности не се приемат добре и са фактор за загуба на пазарен дял. Това обяснява защо планът за дейността на организацията трябва да съдържа перспективата за развитието на новите маркетингови стратегии в интернет и за рисковете, свързани с онлайн осъществяваната дейност.

            Не е нужна особена прозорливост, за да се разбере, че за да се постигне успех в новите технологии първо трябва да има работеща интранет мрежа. Тя дава възможност на организациите да компютъризират вътрешните бизнес процеси и освен това осигурява комуникацията между служителите на организациите. Това е особено полезно, ако организацията има няколко сайта, които са на различни места в света. Опитът, който получават организациите и техния персонал от работата с интернет е много ценен с овладяването на новите технологии и процеси. Това дава възможност на служителите да компютъризират съществуващите процеси и да въведат нови, които улесняват работата им. Също така, опитът с интернет дава възможности за нови начини за комуникации през електронна поща и чат, като по този начин подготвя служителите за работа с интернет.

            Обобщено казано, щом организацията се появи онлайн, нейните служители започват да комуникират с клиентите си посредством електронна поща и чат. Разбира се, поставянето на няколко web страници от страна на организацията няма да й възвърне инвестициите. Това ще стане, когато организацията започне да компютъризира процесите си. Тогава именно много от постъпленията ще започнат да идват от интернет. Практиката показва, че успехът в случая до голяма степен зависи от начина, по който организацията и всеки неин служител разбира и възприема важността на електронните комуникации.

            Всъщност става дума за област, където трябва да се срещнат новите технологии и практиката. За разлика от традиционната икономическа дейност, където резултатите от тази дейност се проверяваха един път седмично или месечно, при онлайн бизнеса промяната може да се открие още в момента на нейното настъпване, при което е възможно да се регулира бизнес процеса така, че да бъдат минимизирани загубите или да се увеличат печалбите. Постоянното наблюдение е правило при динамично осъществяваната икономическа дейност. Следователно критичните за мисията на организацията операции са нещо, което трябва задължително да се проследява[16].

Механизми на подхода към дигиталната система

            Не нужно да се доказва, че механизмите на подхода винаги са присъствали под една или друга форма в системите за управление. Разглеждан в най-общ вид подходът може да се определи като израз на общите и трайните тенденции в развитието на научното познание през даден период, като основа за формирането на съответната система от методи и методики, като средство за общата ориентация на провежданото изследване. Казано по друг начин подходът – това е ориентир, ръководещ и определящ общата стратегия на изследване. Ако с помощта на отделните методи и методики се проучват конкретните факти, решават се специфични задачи в хода на изследователския процес, разкриват се едни или други страни на обекта, подходът ни насочва към общия фон и дава стратегията на изследователския процес, обуславя неговата конфигурация. Въпрос на подхода е дали едно изследване ще бъде субстрактно, генетическо, функционално, структурно и т.н., а това предопределя какво ще се търси и как ще се търси в изследвания обект.

            В известен смисъл може да се приеме, че подходът представлява по-нататъшно развитие и реализация на „принципите на описание“ и „начините на описание“. Такива тенденции са налице в теорията и практиката на управленската дейност, чиято история през последните няколко десетилетия е изпъстрена с примери за формиране на редица основни подходи. Процесният и системният, диференцираният, интегрираният и ситуационният подход – това е далеч не пълния каталог на подходите, едни от които са всеобщо възприети, а други са все още в стадии на експериментиране и практическа проверка. Но характерното за всички тях е, че представляват своеобразен синтез на по-частни методи и методики и участват както при анализа на съществуващата система за управление в организацията, така и при проектирането на дигиталната система.

            Когато се разкрива същността на процесния подход, необходимо е преди всичко да се отбележи, че той се основава на системното идентифициране и управление на процесите в тяхното взаимодействие, така че да се постигнат предвидените резултати в съответствие с политиката и стратегическата насоченост на организацията. За да функционира дадена организация ефикасно, тя трябва да определи и управлява множество взаимосвързани дейности. Всяка дейност или съвкупност от дейности, която използва ресурси може да бъде разглеждана като процес. В този смисъл процесът представлява съвкупност от взаимосвързани ресурси и дейности, които се превръщат от входни елементи в изходни. Включените в него ресурси могат да бъдат трудови, материални, финансови и информационни. Що се отнася до дейностите в този процес, те могат да се разглеждат като целесъобразна активност на човека, т.е. като проява, която се характеризира не само с активност, но и с целесъобразност. Предназначението на бизнес процеса е да осигури на клиента изходен продукт, който го удовлетворява[17].

            Стоките или услугите, разглеждани като продукт на труда, притежават по-малка, равностойна или по-голяма конкурентоспособност в зависимост от степента, в която удовлетворяват нуждите на потребителите. Именно конкурентоспособността е тази, която гарантира реализацията на продукта на пазара. Тя се осигурява на всички стадии на възпроизводствения процес – от научните изследвания, проекто-конструкторските и технологичните разработки до реализирането на продукта и неговото поддържане и възстановяване в процеса на използването му, когато става въпрос за изделия с дълготрайна употреба. А това означава, че управленските решения не бива да се преценяват само по отношение на отделния стадий, а от гледна точка на целия жизнен цикъл на изделието. В този смисъл критериите за една или друга дейност, насочена към повишаване конкурентоспособността на продукта трябва да отчитат не само локалният ефект, а общия резултат от функционирането на този цикъл.

            Основният извод, който се налага в случая е, че за нормалното протичане на възпроизводствения процес е необходим ефективен механизъм. По своето общо предназначение в управлението на конкурентоспособността на продукта този механизъм изпълнява регулативна функция, която се изразява в определени взаимоотношения. Става въпрос за отношенията между факторите и условията, които въздействат пряко и опосредствано на всеки процес. Във връзка с това е необходимо да се познава тяхната динамика, структура и механизъм на действие.

            Ние се придържаме към подразделянето на факторите, обуславящи начина на протичането на процесите и постигнатия с тях резултат на научно-технически и производствени. Водещо място между тях заемат научно-техническите фактори. Характерното за тях е, че въздействат както върху резултатите от производствената дейност, така и върху нейното ресурсно осигуряване. По същество това въздействие се свързва с процеса на определяне на изискванията към конкурентоспособността на продукта в съответствие с обема и структурата на крайните потребности. Това изискване се основава на разработването на междинния продукт (полуфабрикат), който на свой ред обуславя изискванията към първичния продукт (суровините). Разбира се, освен преките връзки между тези продукти съществуват и обратни връзки. При това преките връзки на формиране на потребностите се преплитат с обратните връзки, като въздействат върху първичния и междинния продукт. Накрая, всеки стадии на производството има свои вътрешни закономерности на развитие, които предявяват на свой ред определени изисквания към структурата на потребностите и конкурентоспособността на продукта.

            Специално внимание заслужават производствените фактори. Те включват различни по вид, ранг и степен на действие фактори. Към основните фактори отнасяме предметите на труда, средствата на труда и самият труд като целесъобразна човешка дейност. Тук естествено следва да се отчита и обстоятелството, че основните фактори се проявяват в определени технологични, организационни, икономически, психологически, социални и социалнопсихологически условия, разглеждани като второстепенни фактори. Именно те създават средата, в която се проявява действието на основните фактори. А това означава, че между тях съществува определена причинно-следствена връзка. Посочените условия въздействат върху конкурентоспособността на продукта опосредствано чрез факторите, тъй като между тях съществуват определени връзки и зависимости. Казано по-конкретно, условията оказват въздействие на факторите, а те от своя страна въздействат чрез дейностите, осъществявани в процеса, преобразувайки входните ресурси в изходен продукт. В този смисъл може да се приеме, че показателите за конкурентоспособността на продукта са във функция от показателите, които характеризират качественото равнище на факторите и условията. Тази зависимост се отчита при управлението на конкурентоспособността на продукта и намира израз в определяне на оптималните значения на показателите, които характеризират продукта, факторите и условията.

            При определени условия факторите могат да окажат максимално въздействие върху показателите за конкурентоспособността на продукта и да ги изменят по желания от нас начин. Възможно е обаче условията да са такива, че да не осигуряват необходимото качествено равнище на факторите. В този случай са необходими допълнителни усилия за подобряване на факторите, за да се преодолее неблагоприятното им въздействие. Във връзка с това се търсят средства за засилване действието на условията върху факторите. Това се постига чрез различни мероприятия, разглеждани като съгласувани действия, насочени към постигане на определено качествено равнище на условията и факторите. Следователно изменението на конкурентоспособността на продукта е следствие от провеждането на мероприятия, които въздействат на факторите или променят условията, в които се променят тези фактори. Целта е да се осигури възможно най-малкото отклонение на фактическите показатели за конкурентоспособността на продукта и качественото равнище на факторите и условията от оптималните им значения. На практика това се постига чрез управление на целия комплекс от условия и фактори, от които зависи конкурентоспособността на продукта[18]

            Изострянето на конкуренцията стана причина да се активизират проучванията в областта на по-нататъшното усъвършенстване на управлението на конкурентоспособността. Окончателно се утвърди концепцията, според която сложният и комплексен характер на проблема за конкурентоспособността може да се реши само чрез прилагането на комплексния подход, намиращ практическа реализация в управлението на процесите от създаването и реализация на продукта до неговото извеждане от употреба. При осъществяването на този подход все по-голямо внимание се отделя на реинженеринга на процесите (BPR – business process re-engineering), представляващ фундаментално преосмисляне и радикално препроектиране на икономическите процеси за постигане на резки и скокообразни подобрения на решаващите показатели, характеризиращи дейността на организацията. Същественото при реинженеринга е, че при него най-напред се определя какво трябва да прави организацията, а след това се дават указания как трябва да го прави. За да отговорят на тези основни въпроси, специалистите трябва да вникнат в неписаните правила и аксиоми, обуславящи начина, по който организацията извършва дейността си. Често се оказва, че тези правила са остарели, погрешни или неподходящи. Ето защо реинженерингът не приема нищо като предварителна даденост, игнорира това, което е, и се концентрира върху това, което трябва да бъде.

            Реинженерингът не бива да се смесва с вече известните ни програми за подобрение. Той не означава и автоматизация, тъй като тя предоставя ефективни средства, които могат да се използват и за неефективно управление. Реинженерингът не бива да се смесва и с т. нар. реконструкция на софтуера, което означава замяна на остарелите информационни системи с по-модерна технология. Често единственият резултат от реконструкцията на софтуера е усъвършенстването на компютъризирани системи, които автоматизират остарели процеси. Реинженерингът не е нито реконструкция, нито рационализиране на мащабите на икономическата дейност. Когато пазарът изисква по-малко продукти, организацията се свива според текущото намалено търсене, за да отговори по-адекватно на нуждите. Но намаляването на капацитета означава да се произвежда по-малко с по-малко средства. За разлика от това реинженерингът означава да се произвежда повече с по-малко средства. Реинженерингът не е и реорганизация, той не е насочен само към снижаване на йерархичните структури. Проблемите на организацията не произтичат от организационната й структура, а от структурата на нейните процеси[19].

            Другият от обсъжданите подходи, системният, привлича вниманието на специалистите с възможностите, които разкрива, както в науката, така и в различните сфери на човешката практическа дейност. Този подход може да се определи като отношение на субекта към даден обект или процес, обхванат и изследван комплексно. С него проблемите се решават в контекста на определена система с конкретни цели на развитие, чрез разкриване на границите и връзките на системата и отчитане влиянието на външната среда. Именно системният подход дава възможност да се интегрират разнородните частни проблеми, да се приведат под общ знаменател и по този начин и най-сложна група от различни проблеми да се представят като единен проблем, като твърде сложен, не по-малко сложен от съвкупността, конгломерата от единични частни проблеми, но именно единен, всеобхватен проблем. И това се дължи преди всичко на факта, че системният подход позволява да намерим единно интегративно качество, същата основа, върху която се гради зданието на системата, включваща и преобразуваща по собствени мерки множество обекти, процеси и явления, които на пръв поглед са лошо свързани или изобщо не са свързани помежду си. В този смисъл проблемите, които стоят днес пред науката и практиката, са до голяма степен системни проблеми.

            Обобщено казано системността е една от важните характеристики, параметри на обективния свят и преди всичко на социалния свят, тяхно специфично измерение. Системните представи стават важна черта на съвременното познание и практика. Нито една област от науката, практиката и управлението не може да мине без системни представи, т.е. без системен подход. С други думи общественият живот се интегрира все повече, става все по-тясно взаимодействието между технико-технологичните и икономическите, социалните и политическите, социално-психологичните и духовните процеси. Повече или по-малко дълбоките изменения в една сфера на обществения живот се отразяват в други негови сфери, придобивайки обществена значимост. С интегрирането на обществото се интегрират и науките за обществото, а социалното познание добива все по-ярко изразен интегриран, системен характер.

            Интегрирането на общественият живот излиза извън рамките на отделните държави, развива се интензивно процес на интернационализиране на живота на обществото, очертава се ясно тенденция към тясно икономическо, научно-техническо и културно сътрудничество в междудържавен мащаб. Разработват се и осъществяват грандиозни комплексни проекти с международен характер. Създадени са и продължават да се създават множество международни, световни организации.

            За какво говорят тези факти – за псевдопроблем или пък за актуален научен феномен? Каквито и обяснения да се дават на този основателен въпрос, това което е безспорно е, че системният подход е не само осъзнат факт, но и факт с твърде агресивно поведение. Днес системното движение в науката е не само обективно - системната организация на природата и социална действителност, но и все по-настойчива практическа необходимост от цялостно, системно, интегрално овладяване и преобразуване на природата и обществото. Все по-тесни стават връзките между обществото и природата, протича процес на социализиране на природата и екологизиране, както на обществения живот, така и на социалното знание.

            В хода на историческото развитие системните методи и средства за разрешаване на научни и практически проблеми отдавна преминаха „инкубационния“ си период, преживяха времето на своето формиране, придобиха методологично и прагматично значение и през последните години особено получиха твърде широко разпространение. Става въпрос за такива специфични методи за разрешаване на системни проблеми като системотехниката, системния анализ, моделирането и особено програмно-целевото планиране и управление в неговите най-разнообразни варианти. Този подход е извънредно важен при създаването на автоматизираните системи за управление. Тяхното използване налага преразглеждане не само на чисто техническите въпроси, които определят същността на управлението. Касае се за нови възможности, които се появяват във връзка с внедряването на тези системи в съответния орган за управление и за изменения в организационната структура и функционалните задължения на управленския апарат, в състава и формите на документите и за нови методи за стимулиране. Без комплексното разрешаване на посочените въпроси ефектът от автоматизираната система намалява значително.

            Всичко това обаче не отменя значението на третия от обсъжданите подходи – диференцираният. Негов генерален постулат е обхващането на даден обект като цяло. По-нататък ходът на мисълта предполага разчленяване на това цяло на съответните части (подсистеми, компоненти и елементи) и установяване на връзките между тези части[20]. В човешката дейност не са редки случаите, когато изграждането на дадена система се извършва на основата на непрекъснатата диференциация, съобразно целите, които се поставят. Ако „дървото на целите“ в случая е предварително зададено, обикновено в системата постепенно се формират все нови и нови компоненти, което става по пътя или на разчленяването на съществуващите компоненти или пък на формиране на принципно нови компоненти. По този начин се е изграждала в миналото организацията на производството и управлението. Бързият ръст обаче на производството и усложняването на производствената структура влязоха в противоречие с отрасловия принцип на организация и управление. Това стана причина да бъде създадена многофункционалната организация. Основният принцип, по който се строи тази организация, е обединяването на аналогични производствени и икономически функции под ръководството на функционални управляващи, които на свой ред са подчинени на централното управление. При функционалния принцип с оглед функциите на управлението се създават специални функционални звена – управления, отдели и сектори. При такава структура основно значение се придава на отделните функционални елементи. Тук вертикалните взаимоотношения са много по-силни в сравнение с хоризонталните връзки между функциите. Като правило, когато възникне нова функция, се обособява и съответното звено.

            От друга страна, при диференцирания подход, в процеса на изграждане на системите като правило най-напред се обособяват органите на управление на системата като цяло – без това тя изобщо не може да функционира като система. Важна особеност на такава система е и обстоятелството, че създаването на компонентите от последното равнище на вертикалната декомпозиция обикновено предшества формирането на подсистемите на другите, т.е. от междинните етажи. При това изграждането на системите в този случай се извършва чрез последователно обособяване на централната, изходната и входната подсистеми. В самото управление процесите протичат от входната към централната и от нея към изходната подсистема. Разглежданият подход модифицира този ред при формирането на системите, доколкото централната подсистема има решаващо значение, за да може да функционира дадена система, а на изхода се появяват резултатите, в името на които се създава изобщо системата.

            Въпросът обаче е и в това, че така изградените системи се развиват екстензивно - непрекъснато се увеличават компонентите, нараства потенциалът на системата, усложняват се връзките. Изобщо, задълбочаването на диференциацията в дадена система има свои предели, свои граници. Тази диференциация е полезна дотогава, докато осигурява необходимото и достатъчно разнообразие на системата. Идва обаче момент, когато системата е заплашена от своеобразно „разпадане“, от превръщането й в тежка бюрократична система. Тук разнообразието престава да бъде необходимо и достатъчно, застрашително започва да нараства ентропията. Така създалата се ситуация може да се разреши на основата на подход, специфичното за който е интегрирания начин на мислене и анализ.

            Интегрираният подход е извикан на живот от дълбоките изменения, които настъпват в обществото. В съответствие с изискванията на този подход цялата съвкупност от работи, усилия и ресурси, осигуряващи достигането на целта, независимо от тяхната функционална и структурна принадлежност образува една система, комплекс, интегрирано цяло. При предишния подход положението беше друго – тук дейностите и ресурсите са компоненти на системата, а тяхното съгласуване и единство при реализирането на целта се осъществява в най-добрия случай чрез традиционната координация. Новият подход решително отива по-нататък. Едно от основните изисквания на този подход е интеграцията на системна основа, в резултат на което се прекратява екстензивното развитие на системата. Интегрирането на всички дейности и ресурси в една система и създаването на единен орган на управление радикално снема въпроса за усложняването и увеличаването на йерархичните етажни звена, предизвикват дълбоко преустройство, при което отслабват строго йерархичните етажи, опростява се структурата, засилват се хоризонталните и диагоналните взаимовръзки. Тук вниманието се насочва вече не толкова към регулирането на отношенията по вертикалата, защото те са пределно опростени, колкото към хоризонталните връзки. В зависимост от това този подход е мощен и с нищо незаменим фактор за по-нататъшното усъвършенстване на управлението.

            Няма съмнение, че принципът на йерархията не е загубил смисъла си. И в системата на разглеждания подход той е желан и нужен, защото интеграцията на системна основа не премахва реалността на компонентното структуриране на системите, от което автоматически произтича и този принцип. Изобщо в случая реалният проблем е как да се създават условия, за да може принципът на йерархията да бъде важен фактор за оптимално реализиране на функциите на управлението.

            Друго важно изискване на научната организация на управлението е да се минимизират в определени граници взаимодействията на една подсистема с други подсистеми, принадлежащи към една и съща система.При осъществяването на хоризонталните и вертикалните връзки на подсистемите в управлението е налице някакъв предел, зад който започва дезорганизацията. Далеч сме от мисълта обаче, че в системите за управление е възможно изобщо да се елиминират взаимодействията. Това на практика би означавало да се прекрати самото управление, да се обезличат системи и явления, чието съществуване се дължи тъкмо на взаимодействието. Реалният проблем в случая е да не се нарушават допустимите граници на фактическите взаимодействия в системата. Новото в случая е минимизирането на взаимодействията до степен, при която системата функционира като относително автономна, без това да означава нейното изолиране от средата. Самият живот налага да се съгласуват дейности и решения на всички равнища на управлението. В този смисъл минимизирането на взаимодействията няма нищо общо с превръщането на органите на управление в самозадоволяващи се системи.

            Въпреки, че интегрираният подход предоставя големи възможности, те не са неограничени и имат конкретно исторически характер, обусловен от закономерностите и потребностите на сегашния етап в развитието на науката и обществената практика. Очевидно е, че няма и не може да има общопризнати системни принципи, които да са валидни за всички конкретни ситуации. Налага се да бъде отчитана многовариантната природа на организацията и да се разкрива как тя реагира при изменящите се условия и в специфични обстоятелства. Това обяснява и необходимостта да се разработват проекти на организация на системи на управление, които най-много съответстват на специфичните ситуации. На тази принципна основа е създаден ситуационният подход.

            Главното в този подход е да се анализират конкретни управленски ситуации, да се изработват конкретни модели на организацията, да се формулират управленски решения, които са адекватни на дадена ситуация[21]. С оглед на тези специфични изисквания ситуационният подход предполага емпирични изследвания, чрез които се отчита влиянието на външната среда, на технологията на производството, на конюнктурата на пазара. На основата на тези изследвания се установява, че организационните структури са оптимални, когато се изменят в зависимост от промените в стратегията на организациите, които на свой ред отразяват пазарните, финансовите, научно-техническите и други изменения.

            От друга страна е важно да се отчита фактът, че ситуационният подход приема за изходно начало анализа, както на диференциацията, така и на интеграцията в организационните системи. По този начин се прави опит да се приспособят редица изисквания на диференцирания и интегриран подход към проблемите на организацията и управлението. Всъщност става дума за прилагането на тези подходи към конкретни ситуации, при анализа на които се отчита диференциацията и интеграцията и се търси онова „ядро“, което изразява специфичната същност на изследваната ситуация. Това, което различава ситуационния подход от диференцирания и интегрирания е, че в него се разработват и прилагат методи, норми и стандарти, които са адекватни на една или друга проблемна ситуация. Казано по друг начин самият подход се ситуационализира. Той престава да бъде система, в която се кръстосват и интегрират методи и изследователски прийоми на различни науки, какъвто е случаят с интегрирания подход, а се изгражда като нова система, отразяваща специфичните принципи, отговарящи на присъщите изисквания на съответната проблемна ситуация.

            А сега нека отново да се върнем на свързаните с Четвъртата индустриална революция научно-технически фактори. Те коренно промениха не само производствените фактори, но и условията, в които се проявяват. Промените, предизвикани от тези фактори са исторически по своя размер, скорост и обхват. Създавайки условия за изграждане на „интелигентни фабрики“ научно-техническите фактори поставиха началото на един свят, в който виртуалните и физически системи за производство си сътрудничат по гъвкав начин и в глобален мащаб, осигурявайки абсолютно персонализиране на продуктите и проектирането на нови производствени модели. Въздействието, обаче на тези фактори не се изчерпва само с интелигентните и свързани помежду си машини и системи. Техният обхват е много по-широк и се разпростира от генното секвениране до нанотехнологиите и от възобновяемите енергийни източници до квантовите компютри.

            Сегашната индустриална революция породи проблеми, прераснали в управленски ситуации, свързани с внедряването на новите технологии. Такива ситуации имаме, когато организациите споделят ресурси чрез колаборативни иновации, генерирайки по този начин значителна стойност едновременно за двете страни и за икономиките, в които се осъществява подобни сътрудничества. Аналогични са и ситуациите, когато организациите трябва да преосмислят оперативните си модели (глобални платформи, свързани с физическия свят), създадени от мрежовия ефект на дигитализацията. Заслужват внимание и ситуациите, породени от начина, по който организациите възприемат и управляват своите активи, тъй като продукти и услуги са подобрени с възможностите на дигитализацията, което повишава стойността им. Тук се налага да отбележим, че не само новите материали правят активите по-трайни и издръжливи, но данните и анализите също трансформират ролята на следпродажбеното обслужване. Анализи, представени от монтирани в продуктите сензори, позволяват тяхното постоянно наблюдение и поддръжка, като по този начин експлоатацията им се увеличава до максимум.

            В заключение ще отбележим, че през последните десетилетия в управленската сфера се разрешаваха изключително сложни проблемни ситуации. Във всяка една от тези ситуации се прилага съответен подход, който определя и общата стратегия и тенденциите на развитието в единия и другия случай[22].

Анализ, проектиране и внедряване на дигиталната система

            Още в началото е уместно да отбележим, че разработването на проекти за дигиталните системи в различните сектори на икономиката показва поразителна прилика, която не зависи, както от вида на сектора, така и от конкретния процес. Оказва се, че много отличителни черти в промишлеността могат да се констатират в търговията и другите сектори на икономиката. Тези повтарящи се особености в икономическата дейност на предприятията не бива да ни изненадват, тъй като организацията на труда в тях, както и в предприятията, в които не е приложена дигиталната система се основават на ограничен набор от обективни и субективни предпоставки.

            Прието е разработването на дигиталната система да се извършва чрез възлагане по договор на друга специализирана в тази област организация или самостоятелно от организацията, която ще я внедрява. Когато системата се разработва самостоятелно, ръководителят на организацията издава заповед за разработването на системата и създаване на координационна работна група. Главната цел на групата е да създаде необходимата организация за разработване и внедряване на системата. В по-малките организации не е целесъобразно създаването на такава група, тъй като тя не може да се комплектува с необходимите специалисти.

            Цялостният процес на разработване и внедряване на системата може да бъде структуриран на три стадия, всеки от които се състои от отделни етапи. Те обхващат анализа, проектирането и внедряването на системата. Разбира се, това деление на стадии и етапи има в известен смисъл условен характер. Тук трябва да се има предвид, че логически следващ етап може да започне още преди да е започнал предхождащият го етап.

            В хронологичен аспект процесът на анализът може да бъде разделен на няколко етапа. Има се предвид подготовката за анализ, провеждането му и съставянето на отчет за резултатите от него. Първият от тези етапи обхваща разработването на програма за провеждане на анализа. В нея би следвало да се предвиди определянето на критерии и показатели, характеризиращи трудовата дейност на различните категории персонал, функциите на управление и тяхното информационно, нормативно и ресурсно осигуряване по целия цикъл на осъществяваната в организацията трудова дейност. Уместно би било програмата да е съставена от раздели, в които би следвало да намерят отражение: общата характеристика на организацията и на нейните структурни звена, критериите, показателите и методите за оценяване на трудовата дейност на различните категории персонал; резултатите от проведени проучвания на потребителското търсене и на изискванията към предлаганите от организацията продукти; планирането на основната и спомагателната дейност, договарянето на продуктите, тяхната проверка, приемане и съхраняване, метрологичното осигуряване на дейността и др.

            При подготовката на анализа е необходимо да се определят източниците на информация, лицата, които я предоставят, начинът на нейното събиране, документите, подлежащи на анализ и дейностите, които ще бъдат обект на наблюдение. Построява се структурно-функционална схема за съществуващата система за управление. След това се пристъпва към събирането на необходимата информация и нейното групиране по раздели на програмата за анализ. За цялостната дейност се изготвя план-график. Програмата се обсъжда на заседание на координационната група и след нейното приемане се утвърждава от ръководството на организацията.

            На основата на утвърдената програма членовете на координационната работна група съвместно с ръководителите на структурните звена анализират съществуващата организация на труда, производството и управлението, степента на осъществяване на функциите на управление, планирането и реализирането на мероприятията за внедряване на новите технологии. Особено внимание се отделя на анализа на пропуските, допускани от различните категории персонал при внедряването на тези технологии и на изясняването на причините които ги пораждат.

            Провеждането на анализа е свързано с набирането на информация от вътрешната нормативна база, отчетната документация, договорите за доставка, рекламациите на потребителите, включително и за резултатите от проведени интервюта, анкети и др. Определя се кои функции на системата се реализират в рамките на съществуващата система и дали те са правилно разпределени между структурните звена на организацията. Установява се също какви нови функции трябва да бъдат осигурени в бъдеще. По-нататък анализът обхваща информационното осигуряване на системата. При него вниманието е насочено към входящите и изходящите информационни потоци, включително и към нейните източници и потребители. Специално внимание се отделя на операциите, които се извършват с информацията, както и на нейното групиране по функциите на управлението. Накрая се правят изводи за изчерпателността и достоверността на информацията, за правилното изграждане на информационните потоци, както и за евентуалното наличие на излишна или дублираща информация.

            Както вече отбелязахме, анализът обхваща документооборота на организацията, който има отношение към дейността и продуктите на организацията. Определя се кои документи могат да бъдат използвани, кои трябва да отпаднат, кои е необходимо да бъдат преработени и какви нови документи трябва да се изготвят.

            След приключване на анализа се подготвя отчет. В него трябва да намери отражение състоянието, в което се намира съществуващата система за управление на организацията, нейната структурно-функционална схема и графичното изразяване на информационните потоци. Особено внимание е необходимо да се обърне на изясняването на въпросите, свързани с оценката на трудовата дейност на персонала, с нейното планиране и отчитане. Налага се да бъде изяснено системна ли е информацията за условията и факторите, влияещи върху конкурентоспособността на продукта, предлаган от организацията, разработени ли са методите за нейната обработка и анализ. На оценяване се подлага и обосноваността на провежданите мероприятия, както и контролът за отстраняване на допуснатите пропуски. Преценяват се и съществуващите задължения и отговорности по управление на конкурентоспособността на самата организация.

            В отчета трябва аргументирано да се определи готовността на организацията за разработване и внедряване на дигиталната система. Необходимо е да се предложат срокове за разработване на системата и да се дадат препоръки относно изготвянето на работния проект. Към отчета се прилага план за организационно-техническите мероприятия по отстраняване на пропуските, установени при анализа. Този план със схемата за информационните потоци, структурно-функционалната схема на съществуващата система, комплексът от използваните информационни носители и действащи нормативно-технически документи се дават в приложение към отчета.

            Вторият стадий от разработването на дигиталната система, който следва след анализа се отнася за проектирането на системата. Той се осъществява също на три етапа. Става въпрос за изготвянето на техническото задание, техническия проект и работния проект. Те представляват различни степени на детайлизиране на разработването на цялостния проект на системата. Независимо от това, във всеки един от тях трябва да се отчита спецификата, мащабите, структурата на управлението и други особености на конкретната икономическа дейност.

            Първият от посочените етапи е свързан с изготвянето на техническото задание. С този документ се определят изискванията към дигиталната система. Основание за неговото разработване може да бъде решение на Съвета на директорите или директивен документ. С него се определя целта и задачите на системата, които организацията трябва да изпълни в определени срокове. Оттук и необходимостта от описанието на характеристиката на предприятието и по-конкретно на предмета му на дейност, неговата организационна структура и характера на външните му връзки. Представя се също структурата на дигиталната система, нейната роля и значение за организацията. Освен това се определят сроковете за изготвяне на техническия и работен проект, като се посочва и крайния срок за завършване на документираната информация. Особено внимание се обръща на организационно-техническите мероприятия. В тях става въпрос за дейностите, насочени към издигане на организационно-техническото равнище на предприятието, в което се внедрява системата. Тези дейности се конкретизират по вид, необходими ресурси, отговорни изпълнители, срокове за изпълнение и начини на отчитане. В заключителната част на техническото задание са намерили място нормативните и методически източници. Посочени са законови и подзаконови актове (постановления, правилници, наредби, инструкции), регламенти, директиви, решения, препоръки, становища, стандарти, методически указания и др., които имат отношение към дигиталната система. И накрая остава да споменем, че в този документ се съдържат указния за основните направления, в които трябва да се усъвършенства дигиталната система в перспектива.

            След като бъде изготвено заданието на системата, се пристъпва към разработването на техническия проект. Чрез този документ се определят основните принципни организационно-технически решения, даващи пълна представа за общата структура на дигиталната система. И тук, както и в техническото задание, но по-детайлно намират отражение въпросите, свързани с основанието, главната цел, подцелите, основните задачи, принципите, нормативно-техническите документи на системата и провежданите мероприятия. Освен това е налице важна особеност – изготвя се структурно-функционалната схема на системата и се набелязват средствата, осигуряващи системата. Заедно с това се разработва техническото задание за фирмените стандарти и процедурите на системата.

            Третият етап се свързва с изготвянето на работния проект на системата. Той съдържа необходимите за функциониране на системата нормативно-технически документи и подробен план на мероприятията за тяхното внедряване. Тук по-конкретно става въпрос за основополагащия, общите и специфични фирмени стандарти, процедурите, инструкциите и записите. В основополагащия фирмен стандарт са обхванати целта и задачите на системата, нейните подсистеми, структурни връзки, принципи на съвместяване със съществуващата система на управление на конкретната икономическа дейност, механизма на функциониране и др. Всъщност проекта на този стандарт се изготвя още с разработването на техническото задание.

            От своя страна общите фирмени стандарти, както показва и самото им название, регламентират общосистемни въпроси. Има се предвид информационното осигуряване на системата, редът за разработване, оформяне и преразглеждане на нормативно-техническите документи, организацията и редът за работа на постоянно действащите комисии и др.

            На други въпроси са посветени специфичните фирмени стандарти. В тях е необходимо да бъдат отразени критериите и показателите за качеството на труда, продукта и ефективността на възпроизводствения процес, изходните принципи и методите за тяхното измерване и оценяване, условията и факторите, които влияят върху крайните резултати и функциите на управлението. Отделни стандарти трябва да бъдат посветени на пазарните проучвания, прогнозирането на конкурентоспособността на продукта, неговото планиране, договаряне и материално стимулиране. Не бива да се пренебрегват и въпросите за изучаване на поведението на продукта в процеса на неговото съхраняване и експлоатация. Разбира се, списъкът на тези стандарти би следвало да е съобразен с конкретната икономическа дейност на организацията.

            Освен споменатите вече фирмени стандарти нормативно-техническите документи на системата включват също така процедури, инструкции и записи. С процедурите се регламентира дейността на структурните звена на организацията, а с инструкциите на персонала по длъжностни наименования. Що се отнася да записите, с тях се осигуряват доказателства за съответствие с изискванията и за ефективното действие на системата.

            Контролът по своевременното и качествено изготвяне на нормативно-техническите документи на системата и тяхното съгласуване е целесъобразно да се извършва от координационната работна група. От нея се изисква да изготви основополагащия стандарт, техническото задание и техническия проект на дигиталната система. Прието е също така тя да извърши експертиза на всички нормативно-технически документи на организацията.

            Не така стои обаче въпросът с изготвянето на техническото задание на общите и специфични стандарти, както и за процедурите, инструкциите и записите. Няма съмнение, че това са въпроси от компетентността на специалистите, работещи в структурните звена на организацията, тъй като тяхната дейност в най-голяма степен се регламентира с посочените документи. На тези специалисти е уместно още да се възложи съгласуването и подготовката на документите за утвърждаване, както и разработване на мероприятия за внедряването им.

            Внедряването е третият стадии, обхващащ процедури с не малка сложност, в резултата на изпълнението на които се осъществява преминаването към дигиталната система на управление. И тук могат да се обособят три етапа, включващи подготовката за внедряване, експериментално внедряване и окончателно внедряване на работния проект на системата. Разбира се, тази етапност до голяма степен е условна и доминираща е практиката подготовката за внедряване да се осъществява успоредно с разработването на проекта на системата. Заповед за влизане в сила на утвърдените нормативно технически документи и за изпълнение на мероприятията по тяхното внедряване обаче се издава едва след като работния проект е окончателно завършен. Тогава се създават необходимите условия за запознаване на ръководния персонал с формите, методите и организацията на работа в условията на дигиталната система за управление конкурентоспособността на продукта. Що се отнася до изпълнителския персонал, той като правило трябва да бъде подготвен за безрезервно приемане на системата и активно да участва в нейното внедряване. Във връзка с това е необходимо да се помисли за използването на подходящи морални и материални стимули. На този етап трябва да се предвидят и съответните материални, трудови и финансови ресурси за мероприятията, осигуряващи внедряването на нормативно-техническите документи на системата. Не бива да се пренебрегва и контролът за своевременното и цялостно провеждане на посочените мероприятия.

            Преди да се премине към следващия етап от този стадий е целесъобразно да се определи оптималната продължителност на експерименталното внедряване. Прието е този срок да не бъде по-кратък от 3 месеца. Този интервал от време създава условия да се събере необходимата отчетна информация. Целта, която се преследва на този етап, е да бъде изследвана системата в действие и върху тази основа да се разкрият и отстранят грешките, допуснати в работния проект. Ако е нужно, извършва се коригиране на отделните нормали, внасяне на промени в използваните информационни носители, както и промяна във функционалните връзки в системата. Проектът на системата се смята за окончателно внедрен, само ако установените норми, показатели и изисквания в нормативно-техническите документи не са нарушени. Завършването на този стадий се оформя с акт за внедряване.

            Изложените съображения доказват голямото значение на внедряването на дигиталната система. Фактически, на отделните етапи на внедряването се осъществява постепенния преход от съществуващата към новата система на управление. Още в процеса на експерименталното внедряване се въвеждат нови механизми за управление, създадени с работното проектиране на дигиталната система. Те осигуряват изграждане на съвременна информационна база и на необходимата пряка и обратна информация в управление на конкурентоспособността, както и широкото прилагане на количествените методи в управлението. В резултат на действието на тези механизми се утвърждават структурата и процедурите на управлението, информационното осигуряване, използваните технически средства в управлението, подборът, подготовката на кадрите, тяхното стимулиране, правата и отговорностите. Тези механизми дават възможност да се издигне научно-техническото равнище на системата. Във връзка с това изпъква голямото значение на компютърната техника в управлението. Тя съдейства за освобождаването на ръководството от техническото изпълнение на голямата текуща, често повтаряща се работа и за съсредоточаване на вниманието върху творческото решение на най-важните и перспективни въпроси на управление на конкурентоспособността[23].

24.02.2023г.                                                              Председателна БКОНК:

                                                                                                                           (проф. д-р М. Рибов)

 

---