Доклад на БКОНК от 15.04.2013 г.

По доклад на проф. д-р Манол Рибов Управителният съвет на БКОНК, на заседанието си от 15.04.2013 г. обсъди необходимостта от фокусиране вниманието на ръководствата на висшите училища върху новата конфигурация на интегрираните системи за качество във висшите училища(1).
Разнообразието от системи за управление на качеството, непрекъснато расте като обхваща все по-нови сфери от дейността на висшето училище. Новото и главното в това отношение е, че интегрираното разглеждане на управлението става необходимо условие за практическата дейност на висшето училище. Изходно начало в него е търсенето и установяването на такива характеристики в процесите и явленията, които водят до синтез на елементите в системата. Принципно под термина „интегриране" се разбира сливане, срастване или обединяване на елементи от различни системи. Същественото при интегрираните системи е, че се състоят от базова система за качеството, над която се надграждат не само елементите на традиционните подсистеми за екологичност, здравословни условия на труд, безопасност на храните и информационна сигурност (2), но и елементите на подсистемите на интелектуалния капитал, организационната култура и корпоративната социална отговорност (3). Моделът на тази система е показан на фиг. 1. и доразвит в Приложение 1, 2 и 3.

2013-05-04 08 20 15-Text-15.04.2013

Той обаче не бива да се възприема като окончателно решение за интегрираните системи за качеството, тъй като е само етап от един обоснован подход за аргументирано решение. И това е така, защото цялостната система притежава т.нар. интегративни свойства, които са резултат на взаимодействието на включените в нея подсистеми. Тези нейни интегративни свойства не са присъщи на самите подсистеми на цялостната система поотделно. Освен това всяка цялостна система се строи на принципа на йерархичност, а това означава, че трябва да се говори всъщност за базисна или изходна система. Елементите на тази система следва на свой ред да бъдат разглеждани като подсистеми на изходната система или като системи на друго по-ниско равнище.
Въпреки големият брой подсистеми с тях не се изчерпва цялостното управление на висшето училище. За тъждественост между интегрираната система и системата за цялостно управление може да се говори едва след като бъдат разработени стандарти за всички области, обхванати от цялостното управление на висшето училище. Поради това е логично да се предположи, че създаването на интегрирана система ще продължи докато не се стандартизират всички области на цялостното управление, а това може да се окаже безкрайно дълъг процес.
Същевременно трябва да се има предвид, че надграждането над базовата система за качеството на елементите на нови подсистеми поставя с цялата си сериозност въпросът за промяната на начина, по който висшето училище осъществява дейността си. За да стане това, е необходимо преди всичко да се усъвършенстват процесите на учебната, научноизследователска и управленска дейност, като процесите за вземане на решение се преобразуват в процеси, които във все по-голяма степен се основават на анализ на данни. Всичко това би могло успешно да се постигне чрез интелигентните системи, осигуряващи информация, която служи за основа на предприемането на съответни действия, предоставена в подходящия момент, на подходящото място, в подходящия вид, за да подпомогне представители на академичния и административен състав при вземането на управленски решения.
Разглежданите системи се основават на т.нар. делова (бизнес) интелигентност, възприемана като съвкупност от понятия и методи за подобряване процесите на вземане на управленски решения чрез използването на информационни системи, работещи с реални данни за конкретната дейност (4). В по-широк контекст деловата интелигентност е не само понятия и методи, но и процеси, чрез които се подобрява взимането на управленски решения, като се използват различни източници на информация, прилага се предишен опит и се правят предположения с цел да се получи точна представа за динамиката на конкретната дейност. Всичко това включва събиране, управление и анализ на данните за получаване на информация, която се предоставя на служителите в дадена организация, за да се подобрят стратегическите и тактическите решения (5).
Другото уточнение, което се налага да направим е, че дейностите по деловата интелигентност се осъществяват чрез система с пирамидална структура, в основата на която се намира склада за данни, а над него са разположени аналитичните звена, отнасящи се за „запитвания и сведения", „аналитична обработка в реално време" и „извличане на закономерности от данните (6)". Системата извършва събиране и съхранение на данни и управление на знания с помощта на аналитични средства, с цел да се представи сложна и важна информация, необходима за планиране и взимане на управленски решения (7). Тя представлява архитектура и съвкупност от интегрирани приложения за обслужване на оперативната дейност и за подпомагане процесите на вземането на управленски решения, както и база данни, които осигуряват на потребителите лесен достъп до данните (8).

Опитите за конкретизиране на интелигентните системи водят авторите до различни повече или по-малко обосновани констатации. Едни ги определят като процеси, средства и технологии, необходими за превръщането на данните в информация, а информацията в знания и планове, които определят ефективната дейност. На заден план се включват технологиите и процесите, свързани със складовете на данни, а на преден план – средствата и процесите, използвани за осъществяване на запитвания, подаване на сведения, анализиране и представяне на информация (9). Други автори смятат, че интелигентната система притежава способността да събира и анализира вътрешни и външни данни, с цел генерирането на знания и предимства за висшето училище, което включва подпомагане на процеса на вземане на управленски решения на стратегическо, тактическо и оперативно ниво (10).
Това, което е безспорно за интелигентните системи е, че те позволяват на висшето училище да подобри своята дейност чрез пълноценно използване на информацията за неговите клиенти, доставчици и вътрешни процеси. Системата извлича информация от системата за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), системата за управление на веригата на доставките (SCM), системата за управление ресурсите на предприятието (ERP) и др. Тя централизира, организира и стандартизира информацията в склада или залата за данни. Разбира се, тези процеси включват още изчистване на данни и допълване с информация. Освен това системата предоставя аналитични средства, които позволяват на широк кръг от специалисти да търсят необходимата информация, да откриват закономерности и да решават проблеми (11). Обобщавайки всичко казано можем да приемем, че същността на интелигентната система се изразява в пълноценното използване на данни, генерирани във висшето училище, чрез превръщането им в информация и знание, които подпомагат процесите на взимане на управленски решения и предприемане на съответни действия с цел увеличаване на конкурентоспособността на висшето училище.
Традиционните интелигентни системи използват голям обем от статични данни, които са били извлечени, изчистени и заредени в склада от данни за изготвяне на отчети и анализи. Осигуряването на отчетност обаче не е единствената необходимост, тъй като потребителите се нуждаят от анализ на изпълнението и установяване на причините за възникването на едно или друго събитие. Тези нови приложения могат да информират потребителите буквално в реално време за промени в данните или за наличност на съответните отчети и да уведомят за събития и възникващи тенденции в интернет приложенията, приложенията за електронна поща и приложенията за незабавно предаване на съобщения. Освен това самите делови приложения биха могли да бъдат програмирани така, че да реагират по отношение на всичко, което е установено, от интелектуалните системи в реално време. Това по-конкретно означава, че приложението за управление на веригата от доставките може автоматично да направи поръчка за още компоненти, когато запасите намалеят под определен праг, а приложението за управление на взаимоотношенията с клиентите може автоматично да уведоми представител на звеното за обслужване на клиентите да провери изпълнението на договорните задължения от даден клиент.
Определено място в изследването на интелигентните системи заема изясняването на теоретичния еквивалент на техните системно-структурни характеристики. Това би могло да стане ако се проследи потока на данни от оперативната система (ERP, SCR, CRM и др.) към склада за данни. Самият склад е подготвен да обезпечава работа на приложенията за подпомагане на процесите при вземане на решения. Той се конструира с методики, главно метаданни и извличане, преобразуване и зареждане на данни.
Друг не по-малко важен въпрос е този за онлайн аналитичната обработка (OLAP). Тя се осигурява от софтуерни инструменти, които позволяват на потребителите да изготвят отчети и запитвания при поискване, и да извършват анализ на данни. Чрез тези средства те могат да анализират различни измервания на многомерни данни като времеви редове и анализ на тенденции. Следователно потребителите могат бързо и лесно да определят тенденциите за развитие, като използват разпределен във времето анализ на информация и графичните възможности на продукти, обезпечаващи сложен анализ на данни и притежаващи интегрирани възможности на изчисляеми полета. За да извърши обаче анализ, потребителят се нуждае от интерактивен софтуер, наречен междинно програмно осигуряване за достъп до склада от данни.
В пряка връзка с аналитичната обработка е извличането на закономерности от данните. В случая става въпрос за клас от анализа на информацията в базите от данни, при който се търсят скрити модели в група данни, но може да се използва и за прогнозиране на бъдещо поведение. Това извличане на закономерности от данни може да помогне на висшето училище да открие клиенти с общи интереси. В същото време обаче сме свидетели и на случаи когато терминът се използва неправилно, като се свърза единствено с възможността за представяне на данните по нов начин, но истинският софтуер за извличане на закономерности от данните не само променя начина на представяне, но и наистина открива неизвестни до момента взаимоотношения между данните. В последствие това знание се прилага при взимането на решения и постигането на целите на висшето училище. Разглежданите инструменти се използват за подсилване на човешката интелигентност чрез сканиране на мащабни хранилища от данни, за откриване на смислени нови взаимовръзки, модели и тенденции. Мощните технологии за извличане на закономерности от данни биха могли да бъдат различни по характер и цели и се избират в зависимост от нуждите на висшето училище.
Не по-малко важен е въпросът за управлението на резултатите от дейността на висшето училище (12). Същественото при това управление е, че се основава на система от балансирани показатели, представляващи рамка за определяне, изпълнение и управление на стратегията на висшето училище. Управлението използва отчетността и записванията от анализа. Неговата цел е да оптимизира общите резултати на висшето училище. Използваните пакети позволяват да се приложи система от балансирани показатели, което дава възможност лесно да се сравняват резултатите с определени целеви стойности. Тези пакети осигуряват и платформа за съставяне на целевите стойности на резултатите и действителните резултати в рамките на цялото висше учебно заведение, което позволява на ръководството да разбере насоките за развитие на дейността на висшето училище. Управлението на резултатите обикновено включва електронни табла, които дават пълна представа за постигнатите резултати чрез графично представяне. Таблата показват измервания на резултати, тенденции и изключения и интегрират информация от множество области. Освен това във всеки проект за електронни табла са събрани метрични данни и показатели за резултати, които се комбинират, за да се проучат графики, отразяващи състоянието на дейността на висшето училище.
Интелигентните системи използват предимствата на вече разработените и инсталирани компоненти на информационните технологии и помагат на висшите училища да получават повече от направените инвестиции за тези технологии, като използват данните, съхранени в съществуващите стари системи и системите за транзакции по нов ефективен начин. За някои висши училища, които са направили големи инвестиции за изграждане на складове и зали за данни е добре да се насочат към разработването на интелигентни системи като естествена следваща стъпка към пълното използване на информацията, което ще доведе до пряк ефект върху възвръщаемостта на направените инвестиции. Заслужава внимание и фактът, че на пазара се появяват и навлизат аналитични инструменти, предназначени за специализирани функции, които дават възможност на висшите училища да изградят само онази част от интелигентните системи, която се отнася до деловата аналитичност, вместо да се изгражда цялостна, базирана на склад за данни интелигентна система.
Не е нужна особена прозорливост, за да се разбере, че висшите училища получават много нови предимства благодарение на използването на интелигентните системи, като имат възможност да придобиват надеждна информация, даваща основание за предприемане на съответни действия, с което се увеличава максимално потенциала на наличните активи от данни. Тенденцията е да се разработват и предоставят все по-голям брой специализирани аналитични инструменти, които извършват почти всякакъв вид анализ и подпомагат процесите на вземане на обосновани решения по цялата йерархия от висшите нива до низовите равнища на управление в рамките на висшето училище и цялостно интегриращата се икономическа среда.
Необходимостта от внедряването на интелигентните системи става все по-очевидна. Тя е наложена от непрестанната, непредсказуема и не рядко обезпокоителна промяна, която пречи на ръководствата на висшите училища да държат нещата под контрол, да предвиждат правилно бъдещето, както и да разчитат на последователност в провежданата от тях образователна и научна политика. Това, разбира се, не означава, че тези системи са някаква панацея за справяне с бурното съвремие. Задачата, която се поставя с внедряването им е по-скромна, тъй като с тях се предлага една рамка, един разумен инструмент, който ще помогне на ръководството на висшите училища да се приспособят към изискванията на тяхната среда.

(1) Решенията на Управителния съвет на БКОНК, отнасящи се за висшето образование, се изпращат на Президентството на Република България, Министерски Съвет, Министерство на образованието, младежта и науката,Комисията по образованиетои наукатакъм Народното Събраниe, Национална агенция за оценяване и акредитация и висшите училища в България.
(2) ISO 9001:2008 Система за управлeние на качеството; ISO 14001:2004 Система за управление на околната среда; OHSAS 18001:2007 Система за управление на здравето и безопасността при работа; ISO 22000:2005 Система за управление на безопасността на храните; HACCP (HAZARD ANALYSIS AND CRYTICAL CONTROL POINTS) – Анализ на опасностите и контрол на критичните точки; IFS FOOD Стандарт за одит на качеството и безопасността на хранителните продукти; IFS LOGISTICS Международен стандарт за безопасно транспортиране и складиране на храни; ISO/IEC 27001:2005 Система за управление на информационната сигурност и други.
(3) Вж. по-подробно: ISO 26000:2010 Ръководство за социална отговорност; Стратегия за корпоративна социална отговорност 2009-2013 на МТСП от 25 ноември 2009; Обновена стратегия на ЕС за корпоративна социална отговорност за периода 2011-2014; Инициатива за социално предприемачество – Създаване на благоприятна среда за насърчаване на социалните предприятия като основни участници в икономиката и социалната иновативност (COM/2011/0682); Зелената книга на Европейската комисия за корпоративна социална отговорност; Глобален договор на ООН за устойчив растеж и гражданска отговорност; Ръководни принципи за бизнес и права на човека: правна рамка на ООН „Утвърждаване, спазване и правни средства за защита (A/HRC 17/31)"
(4) Wikipedia, Available at: http: IIen.wikipedia.org/wiki/Business intelligence.
(5) Brackett,M./1999/. A DM Reviw article, titled "Business Intelligence Value Chain". Available at: http://www.dmreview.com/editorial/.
(6) Quarles van Ufford, Deborah /2002/. Business intelligence: The Umbrella Term, VD Amsterdam. Available at: //www.few.vu.nl/stagebureau/.
(7) Negash, S., Gray, P. /2003/. Business intelligence. Published in the Proceedings of the 2003-Ninth American Conference on Information Systems, pp. 3190-3199.
(8) Moss, L.T., Atre, S /2003/. Business intelligence Roadmap: The Complete Project Lifecycle for Decision – Support Applications. Copyright © 2003 by Pearson Education, Inc. Publisher: Addison Wesley Information Technology Series.
(9) Eckerson. W., Howson, C. /Novermber 2005/, The Data Warehousing Institute /DWHI/. Enterprise Business intelligence: Strategies and Technologies for Deploying BI on Enterprise Scale /Report Excerpt/. Available at:http://www.tdwi.org/Publications/What Warks/.
(10) Reed, K., Milack, J., Accenture /2005/. Business intelligence: Revenue Agency Opportunities. Available at: http://www.taxadmin.org/.
(11) Bitpipe Research Guide. Available at: http://www.bitpipe.com/data.
(12) Известни са като управление на бизнес резултатите (BPM), респ. управление на корпоративните резултати (CPM).
pr1-scm
pr2-erp
pr3-crm